Такие сообщения могут оставаться в почте. Вы расправитесь с ними так же, как и с «грызущими крысами» – вникните в них позже. Время сделает все остальное: вы внезапно поймете, что хотите сказать или сделать, и ответите на сообщение. Поэтому ваша почта не должна быть абсолютно пустой. Почти. Оставьте только те сообщения, на которые вы хотите ответить чуть позже, или те, которые должны сначала остаться на «десерт». Старайтесь, чтобы эта группа сообщений была как можно меньше, и дайте ей какое-нибудь обозначение, флажок или звездочку, в зависимости от почтовой программы.
4. Создайте папку
Когда дело касается электронных писем, лучше всего создавать папки для их хранения. Вы сохраняете сообщения в определенные папки, что позднее позволит с легкостью найти нужное письмо.
Я предлагаю базовую файловую систему, которую вы можете использовать в качестве образца. Займитесь созданием собственной системы. Не нужно делать это прямо сейчас. Позже вы измените названия разных папок, чтобы лучше понимать, где что находится.
Начните с создания нескольких главных папок и пронумеруйте их. Ваша почтовая программа автоматически отсортирует их согласно номеру.
Например:
1. Ваше место работы или компания.
2. Папка с вашим собственным именем. Это может быть семейная или личная папка.
3. Организация или объединение, к которому вы относитесь.
Создайте подпапки в каждой главной папке и также их пронумеруйте.
Для человека, занимающегося индивидуальной трудовой деятельностью, главная папка может выглядеть следующим образом:
1.1. Клиенты
1.1. Компании
1.2. Частные лица
1.2. Поставщики
1.3. Реклама и маркетинг
1.4. Сайт
1.5. Аренда рабочего помещения
1.6. Профессиональная информация
В главной папке, названной вашим именем, собираются письма от членов семьи и друзей. Там могут быть подпапки:
2.1. Ваша семья
1.1. Имя супруга (супруги)
1.2. Имя первого ребенка
1.3. Имя второго ребенка и так далее
2.2. Родители, братья и сестры
2.3. Друзья (приглашения на вечеринки и т. д.)
Предложения для других полезных подпапок внутри главной папки:
2.4. Заказы (онлайн-покупки)
2.5. Подписки (письма-подтверждения с сайтов, на которых вы зарегистрированы)
2.6. Билеты на самолет или поезд (онлайн-бронирование)
В главной папке «Волейбольный клуб» (финансовым директором которого вы являететсь) можно создать следующие подпапки:
3.1. Аренда и обслуживание
3.2. Финансы
3.3. События
1.1. День открытых дверей
1.2. Весенний турнир
1.3. Осенний турнир
3.4. Вестник
3.5. Протоколы
И наконец, создайте в вашем почтовом ящике подпапку с названием «Для чтения или просмотра». В ней храните письма с ссылками или видео, документами и статьями, которые не особо важны или срочны, но которые вам интересны и вы бы хотели почитать или просмотреть их в свободное время.
Вам не нужно сразу же читать все сообщения, которые отличаются важностью, потенциальной полезностью и ценной информацией. Бегло взгляните на все виды основных сообщений, чтобы иметь понятие о том, что в них содержится, а затем отправьте их в нужную папку.
Не торопитесь создавать дополнительные папки, которые вам кажутся необходимыми.
Переход
Теперь переместите электронные письма, которые вы хотели бы сохранить, и найдите их снова в нужных папках. Видите? Так работать с письмами намного удобнее!
Если вы хотите использовать данную систему, но в почте все еще хранятся 300 сообщений, прежде всего уберите их в одну временную папку.
Сейчас у вас пустая почта! Теперь создайте папки и следуйте вышеупомянутым инструкциям. Вы можете заглянуть во временную папку ради писем, которые необходимо вернуть обратно, а спустя какое-то время сможете удалить все ненужное.
Тренируйтесь
Учитесь сохранять движение, а не «зависать» на чем-то одном, например на обработке электронной почты. Отвечайте, удаляйте, оставляйте на потом или распределяйте по папкам. Когда вы научитесь делать это вовремя, то поймете, что преуспели в серфинге по волнам времени, а также стали более эффективными.
Проявите решительность, когда вам нужно будет «отложить» некоторые письма. Оставьте только те, на которые вы собираетесь ответить в ближайшем будущем, но вам требуется немного времени, чтобы подумать. Другие письма нужно удалить или отправить в специальную папку, возможно – новую, с определенным заголовком.
