Тайм-серфинг. Технология управления волнами эмоций и времени - страница 36

Технологический прогресс означает, что многие аспекты нашей работы и личной жизни стали удобнее, особенно потому, что мы можем делать все намного быстрее. К сожалению, скорость, с которой происходят многие вещи, на самом деле только усиливает стресс, поэтому есть и обратная сторона этого вида коммуникации, который делает общение легче, чем прежде, когда мы писали письма от руки.

Но что именно является причиной стресса при работе с электронными письмами? Выделим следующие аспекты.

– Писем очень много.

– Они приходят на протяжении всего дня, хотите вы этого или нет.

– Отправитель ожидает от вас быстрого ответа.

– Поскольку писем много – хаос не за горами. Куда вы их все денете?

Моя почта была обычно заполнена до отказа, и я пытался навести порядок, отмечая важные сообщения как непрочитанные. Я мог быстро вычленять такие письма, но их все равно становилось все больше и больше.

Когда я открывал Outlook[6], программа показывала количество непрочитанных сообщений. Их могло быть тысячи. Время от времени я удалял из почты самые старые письма. Эта жалкая попытка работы с сообщениями на самом деле не успокаивала. Есть способ лучше и легче. Что вам действительно нужно, так это понять характеристики вашего почтового трафика. Вы также можете применить принципы серфинга по волнам времени.

Далее пошагово показано, как избегать почтового стресса.

Примите решение

Начните с того, что решите для себя, когда вам открывать почтовую программу. Измените настройки, чтобы убедиться в том, что почта не будет открываться автоматически при включении компьютера.

Позвольте вашей интуиции выбрать время; не потому, что она знает, когда придет важное сообщение, а потому, что она взвесит все виды вашей активности с энергетической точки зрения, а затем выберет нужный момент. Конечно, присутствует и элемент любопытства, особенно если вы ждете ответа на какое-то письмо. Но намного лучше, когда вы владеете ситуацией.

Осознайте, что разбираться с почтой и разбираться с письмами – не одно и то же. Так же как, читая разные части документа, вы можете провести за чтением каждой из них совершенно разное количество времени, чтение десяти электронных писем может занять у вас час, полчаса или несколько минут, но ненужная информация может и поглотить вас. Это зависит от того, как много у вас времени и в каком вы настроении.

Далее представлены четыре основных варианта действий по работе с электронной почтой.

1. Ответьте.

2. Удалите.

3. Оставьте на «десерт».

4. Сохраните в папку.

Для каждого сообщения вы определяете, какое из действий применить.

1. Ответьте

Ответьте на те письма, над которыми особо не нужно думать, будь то ответ на вопрос, назначение встречи или просьба. Старайтесь отвечать кратко и по делу. Если это занимает слишком много времени, то лучше воспользоваться телефоном.

Иногда вы можете решить сделать это сразу, как только откроете почтовую программу. В другом случае просто выделите эти сообщения и расправьтесь с ними позднее, когда о них напомнит интуиция. Вы начнете с этого действия, если не захотите надолго отвлекаться от главного занятия в соответствующий момент.

2. Удалите

Научитесь с легкостью избавляться от писем. Отпишитесь от новостей, которые вы не читаете. Пусть удаление писем станет для вас обычным делом. Вечером взгляните на сообщения, которые приходили в течение дня, и решите, какие из них вы прочитаете, а какие собираетесь «оставить на десерт». Также взгляните на те, что вы сохранили за последние несколько дней, и удалите то, что можете. Нужно, чтобы это вошло в привычку, и почта не была забита старыми сообщениями. Обратите внимание, насколько свободным вы себя почувствуете, удаляя сообщения. Эффект от наличия огромного количества электронных писем, когда вы не представляете, что в них содержится, – такой же, как от кучи неоткрытых обычных писем: вы нервничаете.

Полупустой почтовый ящик так же хорош, как и пустой письменный стол.

3. Оставьте на «десерт»

Оставить на «десерт» или на потом – это методика, использующаяся для писем, на которые вы не можете ответить сразу. Например, сообщения, для ответа на которые вам требуется немного времени или которые несут значительную эмоциональную нагрузку. Позже вам будет легче найти правильный ответ или подходящий тон.