При заключении трудового договора работник должен предоставить вам свой паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство, ИНН, если он есть, если он военнообязанный, то военный билет или иной документ воинского учета.
Если работа требует обязательного подтверждения квалификации, то потребуется диплом или иной документ об образовании.
Если трудовой книжки и страхового свидетельства нет, то их должен оформить сам работодатель.
После трудового договора самое важное в кадровом делопроизводстве – правильно оформленная и надлежащим образом сохраняемая трудовая книжка. ИП наравне с организациями принимают наемных работников с оформлением трудовых книжек. Трудовая книжка оформляется на каждого сотрудника, который проработал в организации больше 5 дней в том случае, если работа не по совместительству.
В трудовую книжку заносятся сведения о сотруднике, его работе, переводах, поощрениях, увольнении. Хранятся трудовые книжки в несгораемом сейфе.
А теперь несколько слов о штрафных санкциях, которые предусмотрены нашим законом за нарушения трудового законодательства.
Прежде всего, это административные штрафы. Как уже говорилось, у ИП они будут меньше (от 500 до 5000 рублей), у организаций выше (от 30 000 до 50 000 рублей). В случае повторного нарушения возможна дисквалификация руководителя на определенный срок. И конечно, при злостном нарушении трудового законодательства предусмотрена также уголовная ответственность для руководителя. Суммы штрафов достаточно высокие (для небольшой организации даже два штрафа по 30 000 рублей смогут стать «смертельными»).
Самые частые правонарушения в области трудового права – это неправильно оформленная трудовая книжка сотрудника или ее отсутствие, отсутствие заключенных трудовых договоров, сверхурочная неоплачиваемая работа, нарушения в предоставлении отпусков своим сотрудникам. Здесь следует знать, что по требованию сотрудника вы обязаны предоставить ему оплачиваемый отпуск уже через 6 месяцев его работы у вас. Согласно закону, работодатель до декабря месяца обязан составить график отпусков всех своих сотрудников на будущий год. Пожалуй, именно это нарушение встречается чаще всего. В результате работник сам не может спланировать свой отпуск, а вы не знаете, когда должны подыскать ему на время отпуска замену. Отпуск работника также оформляется кадровым приказом.
Кроме трудовых книжек, работодатель заводит на каждого сотрудника личную карточку, которая с одной стороны дублирует трудовую книжку работника, с другой стороны отражает все изменения в его трудовой деятельности на вашем предприятии (обучение, взыскания, поощрения, время очередных ежегодных отпусков). Ведение таких личных карточек значительно упрощает все кадровое делопроизводство – вы можете точно сказать, когда сотрудник был в отпуске, будет ли он призываться в армию, подвергался ли взысканиям, если да, то за что.
Кроме трудового договора, с определенными категориями граждан, а именно – со всеми руководителями, работниками склада, продавцами, кассирами, заключается дополнительно договор о полной материальной ответственности. При этом любой сотрудник, нанесший вам ущерб, в установленном законом порядке должен вам его возместить, независимо от того, заключали вы с ним договор о материальной ответственности или нет. Например, один из ваших работников в порыве гнева разбил монитор или витрину. В семейных компаниях в приступе ярости могут твориться и не такие дела, списывающиеся на родственные отношения. Тогда вы вправе удержать с него стоимость этого монитора (витрины). При этом, если зарплата работника выше стоимости нанесенного ущерба, то взыскание происходит по достаточно простой схеме (составляется акт происшествия, подписывается двумя свидетелями, пишется распоряжение, и данная сумма вычитается из зарплаты). Только не забудьте, что распоряжение должно быть написано не позднее месяца со дня происшествия. Если работник категорически отказывается, то взыскание происходит через суд. Для этого вам понадобится акт о совершенном правонарушении и показания свидетелей. Так же можно поступать и в случае денежной недостачи, но тогда у вас на руках обязательно должны быть акты об инвентаризации по состоянию на начало работы сотрудника и на конец его смены. Дело хлопотное, и многие работодателя вынуждены смиряться с постоянными денежными (кассовыми) недостачами, но в этом случае именно оформленные по закону трудовые отношения дают вам дополнительные преимущества. Вы можете попробовать пригрозить сотруднику увольнением по статье, судом, разбирательством в милиции. Не факт, что в некоторых случаях это подействует, но в любом случае вероятность вашей защищенности в качестве работодателя может увеличиться. Пренебрежение оформленными трудовыми отношениями, экономия на выплатах налогов с заработной платы, работа на полном доверии, к сожалению, очень часто заканчиваются плачевно – разрывом родственных отношений и финансовыми потерями фирмы вместе с ее владельцем. Документ заставляет человека призадуматься, насколько выгодно ему пользоваться вашими денежными средствами, сможет ли он потом с такой трудовой книжкой работать дальше, нужны ли ему визиты в милицию.
