СПЛАНИРУЙТЕ СВОЙ ГРАФИК
Откройте свой дневник так, чтобы перед вами были две чистые страницы. Левую разделите на две колонки. В первой разместите список служебных обязанностей, которые вы исполняете регулярно (вы составляли этот список на прошлой неделе, просто скопируйте его). Рядом с каждым заданием обозначьте время, которое вы обычно затрачиваете на его выполнение. Выглядеть это должно примерно так:
Обработка почты — 30 минут.
В верхней части правой колонки перечислите все особые задания или спецпроекты. Чем вы занимаетесь сейчас? Возьмем один из проектов и разобьем его на этапы.
Предположим, проект Митчелла из нашего примера нужно закончить 15 июня. Сделайте соответствующую пометку в календаре.
В списке дел вы, возможно, записали: «Закончить проект N». Но упоминание даты действует угнетающе. Какие же шаги нужно сделать, чтобы завершить проект? Необходима ли предварительная исследовательская работа? Хватит ли вам информации из открытых источников или придется общаться со знающими людьми? Понадобится ли составлять описание проекта или требуется лишь устная презентация? В последнем случае будете ли вы специально готовиться к выступлению? Перечислите шаги в логическом порядке и запишите их в дневник. Затем оцените, сколько времени займет каждый из них, и внесите их в календарь. Например:
Понедельник, 15 мая
Доклад по проекту Митчелла (ПМ) (дедлайн — пятница): завершить интернет-исследование.
Вторник, 16 мая
ПМ: завершить телефонные переговоры с экспертами; обобщить всю полученную информацию.
Среда, 17 мая
ПМ: подготовить черновик доклада.
Четверг, 18 мая
ПМ: сделать окончательный вариант доклада.
Пятница, 19 мая
Представить на рассмотрение руководства проект Митчелла.
Каждая запись в календаре напоминает о том, какая именно часть подготовки проекта должна быть завершена в тот или иной день. Вечером, составляя план дел на следующий день, я вдаюсь в детали настолько, насколько это необходимо для быстрого движения к намеченной цели. Вот как могут выглядеть вторничные записи, касающиеся доклада о проекте Митчелла:
Позвонить Доу Джонсу и Сельме Проктор.
Попросить Мэнди (помощницу) собрать все данные о проекте — к двум часам они должны быть у меня на столе.
Еще раз просмотреть материалы по ПМ и убедиться в том, что все готово.
Если вам кто-то помогает, к очередному шагу припишите имя человека, который будет за него отвечать. И определите, когда именно вы должны получить информацию от коллег или подчиненных. Запросите ее на два дня раньше — это позволит подстраховаться на случай болезни или несвоевременного ответа. Если вы пользуетесь компьютером, помимо записей в календаре можно прибегнуть к помощи автоматического напоминателя.
А теперь подойдем к делу творчески и взглянем на ситуацию под другим углом. Я хочу, чтобы при решении различных рабочих проблем у вас был выбор. На одной из страниц дневника распишите неделю (или распечатайте ее из Outlook и вклейте в дневник). Если у вас есть текущие проекты, впишите в ячейки, соответствующие дням недели, задания, которые необходимо выполнить. Пометьте примерное время, которое уйдет на их выполнение.
Затем впишите ежедневные дела, также сопроводив их указанием предполагаемых временных затрат. Посчитайте, сколько времени потребуется на выполнение всех заданий. Укладываетесь в рабочий день? Может быть, можно каким-то образом ускорить выполнение ежедневных обязанностей, а что-то и исключить? Ведь, помимо работы, есть еще и личная жизнь, также требующая выполнения определенных обязанностей. Хватает ли вас физически и эмоционально на все?
Взгляните на задания и шаги, которые нужно сделать для их выполнения. Какие необходимо произвести прямо на следующий день? А на этой неделе? А в следующем месяце? Какое из заданий обязательно нужно выполнить в конкретный день, а какое можно и отложить до тех пор, когда у вас будет побольше времени?
Ваш календарь — это макромир, шаблон, на который вы накладываете свой график. А план дел — это микромир. Макромир необходимо создавать раз в неделю, микромир — каждый вечер. И в обоих случаях постоянно задавать себе вопрос: реалистично ли это?
