Наконец, не забывайте о Волшебной формуле. Можно ли отменить то или иное задание или перепоручить его кому-то еще? Можно ли перенести задание, раз его дедлайн — в следующем месяце? Эти вопросы помогут вам организовать свой день.
РЕШИТЕ, ЧТО ДЕЛАТЬ В ПЕРВУЮ ОЧЕРЕДЬ
Проведя описанную выше работу, вы увидите, что большинство дней будет проходить именно так, как вы решили. Но некоторые сложности все же возникнут, и тогда важно вместе с водой не выплеснуть ребенка. Вот три совета, к которым стоит прислушаться.
План дел на день — это все же не каменная скрижаль. В любой план по ходу дела можно внести изменения. Только разберитесь — действительно ли внезапно возникшая задача требует немедленного решения или вы, подсознательно не желая выполнять заранее намеченное, мешаете сами себе.
Планы должны быть реалистичными, а вы обязаны научиться говорить «нет». Если вы тщательно планируете день, а потом приходите в офис и постоянно отвлекаетесь на вопросы, требующие немедленного реагирования, то либо ваши планы не реалистичны, либо у вас не хватает силы воли на то, чтобы противостоять меняющимся обстоятельствам. Изучите свой план и убедитесь в том, что он выполним, и, хотя бы из уважения к своим обязанностям, научитесь говорить «нет».
Выработайте режим. Постоянно старайтесь придерживаться режима и выполняйте обычные ритуалы («Уже 11 часов, значит, мне пора...»). Это поможет вам в течение дня, ведь режим — основа порядка.
И еще несколько подсказок.
Когда коллега приходит к вам со срочным делом, убедитесь, что эта срочность касается не только коллеги, но и вас. Вы не обязаны все время говорить «да» и отказываться от своих планов, чтобы помочь другим. Если дело действительно не терпит отлагательств (или это указание начальства), вам, разумеется, придется перестроить свои планы на день. Если же просьба коллеги связана с его собственными потребностями и желаниями, вежливо ответьте, что займетесь этим, как только у вас появится время.
В числе остальных вы ежедневно будете выполнять задания, которые не требуют много времени и серьезного умственного напряжения. Займитесь ими в перерывах между более масштабными задачами. С одной стороны, это будут своеобразные передышки для мозга, а с другой — с их помощью вы все равно двигаетесь вперед. Не следует начинать день с малозначительных задач, и тем более не стоит уделять им много времени.
Сосредоточьтесь на задачах, решение которых поднимет либо ваш доход, либо престиж, либо и то и другое сразу. Если вы ответите на e-mail тети Мэгги, вас, может быть, и выберут «племянником года», но зарплату за это точно не повысят.
Попробуйте определить, какие ежедневные обязанности представляют собой ловушку. Первым пунктом в списке будет электронная почта. У большинства из нас уже выработалась зависимость от нее. Поэтому в работе с письмами необходимо придерживаться четкой стратегии. Я, например, получаю удовольствие от удаления писем в самом начале рабочего дня — чем больше, тем лучше. Это ведь огромное психологическое облегчение — сказать «нет» тому, что не заслуживает внимания. Если вы еще не отточили технику удаления ненужной почты, проверяйте свой ящик примерно в 11 утра, и тогда у вас будет возможность действовать в соответствии с приоритетами, пока разум еще свеж.
Другая ловушка — телефон. Если вы работаете над проектом, дедлайн которого все ближе, переведите телефон в режим голосовой почты. Если у кого-то действительно важное дело, он найдет способ связаться с вами: позвонит коллеге или оставит сообщение.
Несмотря на текущие задачи, следите за своим организмом. Большое количество воды, зарядка и здоровая еда — вот элементы питания вашего тела и мозга.
Не забывайте о лотках входящей и исходящей корреспонденции. У меня есть невообразимо загруженный работой клиент, который не может себе позволить потратить зря даже сантиметр поверхности стола, а потому его «Входящие/Исходящие» — это два кармана для почты у двери. Сотрудники кладут или вынимают почту, не заходя в кабинет и не донимая моего клиента пустыми разговорами.
Даже если вам 20 лет и у вас безупречная память, всегда все записывайте! Мозг нужен для того, чтобы решать проблемы, а не для того, чтобы хранить информацию, которую вполне можно доверить календарю или компьютеру.
