Разделите список на категории
Для этого вам потребуется лишь вырезать и вставлять. В этом безусловное преимущество компьютера перед бумагой. Список из приведенного выше примера разбивается на следующие категории: «Работа», «Семья/Дети», «Дом» и «Личное». Такое разделение дает возможность разбираться с каждой категорией по отдельности, расположив их в порядке снижения важности.
Ниже представлен тот же список, но уже разбитый на категории и доведенный до ума. Чувствуете разницу?
Работа
Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница).
Назначить ланч с клиентами из компании N.
Приготовиться к разговору с шефом по поводу прибавки к зарплате.
Очистить папку «Сделать» в электронной почте.
Обновить календарь для сотрудников.
Личное
Решить, по каким дням ходить на массаж.
Семья/Дети
Помочь Элли с документами для поступления в колледж.
Написать маме.
Купить подарок папе на день рождения.
Разослать приглашения на день рождения Дона.
Решить, куда ехать в отпуск.
Дом
Сходить за продуктами.
Постирать.
Навести порядок на кухне и в ванной.
Вызвать слесаря (течет кран в ванной).
Читая этот вариант списка, я успокаиваюсь. Теперь можно выбрать категорию и сделать график выполнения входящих в нее пунктов или разбить их на отдельные шаги. Вот мои наблюдения.
Тратить энергию на других и на выполнение заданий — это, конечно, хорошо, но давать что-то другим можно только в том случае, если это «что-то» у вас есть. Что вы добавите в категорию «личное»? Любите массаж или предпочли бы сходить в кино? Пункт «Массаж» в списке сам по себе смысла не имеет, но, если вы запишете в календаре, скажем, на ближайший вторник «Записаться на массаж на субботу», это уже будет похоже на часть плана.
В этой категории один из пунктов — «Вызвать слесаря» — требует немедленного выполнения. Остальные же — повседневные дела, которые автоматически делаются в определенные дни. Более того, если ваши дети дома, кое-что (к примеру, стирку) можно поручить им. В моем календаре пункты «Постирать» и «Сходить за продуктами» записаны на соответствующие дни недели. Этот порядок меняется, если я, к примеру, уезжаю в путешествие, напряженно работаю или нахожусь за городом. Но в основном он неизменен. Почти механическое выполнение этих заданий дает ощущение комфорта. Они становятся островками стабильности в бурном море жизни.
Я оставила «Работу» напоследок, чтобы мы смогли уделить ей побольше внимания. Разберем каждый пункт в отдельности и посмотрим, нельзя ли как-то упростить себе жизнь.
«Назначить ланч с клиентами из компании N» и «Обновить календарь для сотрудников» — это конкретные действия. Я бы вписала их в календарь, назначив наиболее подходящий для этого день.
Разбираться с письмами приходится каждому из нас. Главное — делать это ежедневно. Электронная почта облегчает работу, но стоит только утратить бдительность — и она становится ловушкой, пожирающей время.
Что касается разговора с шефом о прибавке к зарплате, то тут важно выбрать правильное время и отразить это в календаре. Зачем забивать себе голову заданиями, которые не имеют отношения к настоящему моменту?
Вписывая тот или иной пункт в календарь, задавайте себе вопрос: нет ли в списке других пунктов, выполнение которых можно совместить с выполнением этого? Предположим, я вписала пункт о прибавке к зарплате в свой календарь на определенный день. Вечером накануне этого дня я заглядываю в календарь, вижу этот пункт и добавляю к нему другие, которые помогут мне его выполнить. Не понимаете? Ничего, скоро разберемся.
А пока обратимся к последнему пункту: «Закончить доклад по проекту Митчелла (дедлайн — пятница)». Попробуем совместить календарь и список дел: проект, вероятнее всего, напрямую связан с повышением вашей зарплаты. Значит, они должны идти в связке. И так будет со всеми остальными проектами. Конкретные задания могут меняться, но образ действий останется прежним. Немного потренировавшись, вы научитесь контролировать свою трудовую жизнь. Сейчас она, возможно, контролирует вас.
В январе я говорила о том, как выбрать ежедневник, ваш путеводитель по собственному времени. В этом месяце пора довести навык работы с ним до совершенства. Эффективная трата времени позволяет расставить приоритеты.
