Если вы вычистили картотечный ящик и в нем хранятся только часто используемые и личные файлы, но места все еще не хватает, значит, пришло время поговорить с руководством. Моим клиентам нередко предоставляют ящики в других картотеках. Даже если она находится за пределами офиса, они радуются тому, что у них появилось дополнительное пространство. Там можно хранить редко используемые, но все же важные файлы. В конце этого месяца, когда вы будете составлять список главных файлов, не забудьте их туда включить. Этот список будет лежать в справочном скоросшивателе на вашем столе.
Клиенты очень часто говорят мне, что на обычных подвесных папках для файлов есть линии, по которым обложку папки легко согнуть, тем самым превратив ее в папку с широким дном и сэкономив деньги. К сожалению, эти линии — декоративный элемент. Если вы согнете обложку, у вас и в самом деле получится папка с широким дном, но она будет слишком короткой, а из такой папки документы торчат так, что вы вряд ли сможете закрыть картотечный ящик. В папках же с широким дном есть специальный картонный вкладыш. (Перед выходом из магазина обязательно убедитесь в наличии в купленных вами папках таких вкладышей!) Если вы разбили файлы на крупные категории и вам необходимо держать материалы в одном месте, воспользуйтесь этими папками — они как раз для этого и придуманы.
КАК РАБОТАТЬ С ОБЩИМИ ФАЙЛАМИ
Вообще-то эта глава призвана помочь в создании личной картотеки. Но в крупных компаниях и корпорациях есть еще и общие файлы. Какова бы ни была существующая в компании система, ее нужно уважать и стараться поддерживать. Если вы не отвечаете за поддержание системы этих файлов, хорошенько подумайте, прежде чем высказывать свое мнение о том, как улучшить эту систему. Желая сделать доброе дело, вы можете обидеть людей, которые отвечали за эту систему многие годы. Непрошеный совет очень часто воспринимается как осуждение, а ваше стремление помочь может обернуться против вас.
Если же вы отвечаете за общие файлы, то, прежде чем менять систему, обязательно проведите опрос среди сослуживцев. Что им нравится в существующей системе? Что бы они хотели изменить? Есть ли у них предложения, как это сделать? Предварительный опрос коллег сделает переход на новую систему менее болезненным. Неважно, насколько плоха имеющаяся система, многие к ней привыкли и скорее будут жаловаться, нежели решатся пробовать что-то новое.
ЛУЧШИЕ ПРИНАДЛЕЖНОСТИ ДЛЯ КАРТОТЕКИ
На следующей неделе мы будем готовы сделать последний шаг к созданию новой, улучшенной файловой системы. Ниже дан список принадлежностей, которые могут для этого понадобиться. Поинтересуйтесь, нет ли их уже у вашей компании, и если нет, то не может ли она заказать их для вас. Избегайте соблазна покупать ненужные вещи.
Подвесные папки для файлов с широким дном: набора из 25 таких папок обычно вполне достаточно. Лично я предпочитаю двухдюймовые (5 см). Этот тип папок идеален для организации файловой системы. Они крепятся на стенки картотечного ящика или на направляющие картотеки. Если направляющих у вас нет, измерьте свой ящик и приобретите их.
Кроме того, вам понадобятся обычные подвесные папки. Папки с широким дном лишь дополняют их, но не заменяют!
Подвесные папки — один из ключевых элементов вашей будущей файловой системы, но, скорее всего, вам понадобится кое-что еще. Вот что я обычно использую при работе с клиентами:
Папки A3 или A4, светлые или темные (или и те и другие).
Машинку для печати ярлыков с дополнительными картриджами. (Если вы предпочитаете ярлыки, изготовленные на компьютере, заранее запаситесь расходными материалами.)
Бирки для файлов (раздобудьте длинные).
Клейкие листочки.
НАСТРОЙТЕСЬ НА ПОБЕДУ!
И убедитесь в том, что корзина для бумаг находится в непосредственной близости от вас. Мне попадались клиенты, которые ставили контейнеры для мусора туда, куда мог дотянуться разве что какой-нибудь акробат.
Приготовьте все необходимые принадлежности, чтобы в разгар процесса принятия решений не тратить время на распаковку пачки клейких листочков или контейнера с картриджами.
