Кроме того, вам понадобится рабочая площадка и прежде всего — пространство для сортировки документов и включения их в файловую систему. Это еще одна серьезная причина заниматься организацией в одиночестве. В этом случае вы можете разложить материалы на полу кабинета или воспользоваться столами коллег.
Проработайте детали своего проекта. Выбрав день и время, отметьте их в своем календаре, как сделали бы с деловой встречей. Если вы решили заняться организацией в выходные, а у вас есть семья, не забудьте поделиться с ней своими планами. Вы ведь не хотите, проснувшись субботним утром и приготовившись к работе, внезапно узнать, что маленькая Эмили сегодня участвует в футбольном матче школьного чемпионата и вам обязательно нужно там быть.
Шаг третий: начинаем переход
Приготовьте офисные принадлежности к работе. Можно разложить их перед собой. Начните с лежащих на столе бумаг. Две недели назад, расчищая стол, вы собрали их в файл. Сегодня, возможно, захотите избавиться от еще большего количества материалов. Это замечательно! Но во всем надо знать меру — не начните в угаре выбрасывать все подряд.
Еще раз напоминаю: пытаться решить задачу одним махом не стоит. Успех приходит тогда, когда вы разбиваете проект на этапы. Возьмите стопку документов толщиной не более 7 см. Работайте с каждым документом отдельно. Ваша цель — создание категорий файлов. Вне зависимости от того, насколько широк круг ваших обязанностей, всегда можно выделить несколько главных направлений деятельности.
СОЗДАНИЕ КАТЕГОРИЙ
Как-то мне в отчаянии позвонил Фрэнк: его кабинет буквально тонул в море бумаги. Его помощница была перегружена. Во время беседы с Фрэнком выяснилось следующее. Каждый раз, когда он нанимал нового помощника или помощницу, они использовали систему, к которой привыкли на предыдущем месте работы. При этом существовало две проблемы. Первая — никто не переводил файлы Фрэнка в новую систему. В результате получалась мешанина, и Фрэнк никогда ничего не мог найти, потому что в расстановке его файлов не было логики.
Вторая проблема состояла в том, что ни один помощник не посвящал Фрэнка в свои методы работы с файлами. Фрэнку нужен был результат, и, поскольку он получал то, что хотел, способ, которым этот результат был достигнут, его не интересовал. Когда помощник увольнялся, Фрэнк, у которого, в свою очередь, была своя система, не знал даже, с какой стороны подойти к файлам.
Положительный момент состоял в том, что компания Фрэнка стремительно росла. Отрицательный — в том, что... компания Фрэнка стремительно росла! Но это еще не все. У Фрэнка был большой кабинет, в котором стояло два составленных вместе стола. На каждом — по компьютеру: часть работы Фрэнк выполнял на одном из них, часть — на другом. Так он и прыгал весь день от компьютера к компьютеру.
У документов не было постоянного места, поэтому они валялись везде — в кабинете не было ни одной свободной поверхности. Спасти Фрэнка могли только категории.
Фрэнк — девелопер, и его бизнес весьма многогранен. Он владеет несколькими жилыми домами, которые сдает в аренду, занимается реставрацией исторических зданий, инвестирует в строительство небоскребов и заботится о сохранении достопримечательностей милого маленького городка, в котором живет. Все файлы в его кабинете, вне зависимости от того, к какой сфере бизнеса они относились, были перемешаны друг с другом. Алфавитный порядок кое-как соблюдался, но тем не менее иначе как кошмаром эту систему назвать нельзя.
Обратите внимание: все бумаги Фрэнка были сгруппированы тематически. Мы начали с того, что я называю главными категориями, а потом интегрировали каждую тему в единое целое.
Рассмотрим пример того, как мы работали с файлами Фрэнка. Пока нужно понять теорию, а практикой займемся чуть позже.
Категория первая: «Аренда»
Я спросила Фрэнка, что ему нужно знать о своей недвижимости, которая сдается в аренду. У всех зданий были общие характеристики, которые позволяли объединить их в одну категорию. К примеру, такие:
Менеджеры
История ремонта
Жильцы
Обслуживающий персонал: садовник, сантехник, разнорабочий
