У меня только одна просьба: пожалуйста, не ставьте на стол несколько держателей, подменяя ими систему. Говорить «Да не нужна мне система — у меня все под рукой!» — это все равно что говорить, что вам не нужна гардеробная комната, поскольку вся одежда валяется на кровати и вы в любой момент можете взять то, что вам нужно.
7. Коллеги не могут понять, где именно оставлять для меня письма, документы и т.д. Что делать?
Входящую почту, а также материалы, которые вам надо отослать коллегам и партнерам, удобно хранить в лотках «Входящая/исходящая корреспонденция». Только не забудьте их надписать и сообщить помощнику и коллегам о нововведении.
Постарайтесь избежать соблазна использовать эти лотки для бумаг, с которыми вы не знаете, что делать. Думали, я не знаю об этой вашей слабости? Почти все мои клиенты поступали так до того, как мы начали работать вместе. Запомните: лотки — только для входящей и исходящей корреспонденции. Это сэкономит вам уйму времени.
У вас на столе нет места для лотков? Попробуйте использовать настенные держатели с кармашками — повесьте их у входа в кабинет. Если коллеги обычно не только заносят документы, но и остаются поболтать, настенный держатель положит этой традиции конец. Все, что им нужно будет сделать, — бросить бумагу в кармашек. Так вас перестанут отвлекать от работы разговорами.
8. Мои файлы вечно трещат по швам. В чем причина и как с этим бороться?
Давайте сначала поговорим о том, как нужно использовать файл. Свежие материалы можно класть либо сверху, либо снизу — главное знать, где их искать, и оставаться последовательными.
А теперь я вынуждена поинтересоваться: не храните ли вы в файле все документы по данной теме, избегая при этом принятия решений? Не помещаете ли в файл документы, которые на самом деле нужно выбросить, отправить в шредер или сдать в макулатуру? Вам кажется, что сбагрить все в один файл — хороший способ обойти процесс принятия решений и заодно гарантия от ошибок, но в действительности это гарантия того, что в файлах будет хаос.
Помните, что нужно хранить актуальные данные. Периодически просматривайте их и удаляйте документы, которые потеряли значимость в связи с обновлением информации. Вычеркивать пункты списка неотложных дел любят все — очистка файлов от устаревших документов способна доставить не меньшее удовольствие.
9. Мне не хватает места для файлов. Что делать?
Скорее всего, вы не используете весь потенциал имеющегося в вашем распоряжении пространства. Ведь очень часто материалы, которые нужно выбросить или отправить в архив, воруют столь нужное пространство.
На прошлой неделе, наводя порядок в картотечном ящике стола, не обнаружили ли вы файлов своего предшественника? Или, может быть, хранили там еду и косметику? А ящик-то предназначен для документов, которые используются ежедневно. Кроме того, в нем можно хранить личные файлы.
НАЗНАЧЬТЕ ДЕНЬ УБОРКИ В ОФИСЕ
Один в поле не воин. Вы готовы перевернуть офис вверх дном и создать новую файловую систему — так пусть коллеги к вам присоединятся! Почему бы не предложить им официальный День уборки офиса? Вот несколько полезных советов:
Выберите день, когда в офисе традиционно бывает наиболее спокойная обстановка.
Приготовьте дополнительные контейнеры для мусора (возможно, придется прибегнуть к услугам профессионалов).
Узнайте у руководства, можно ли обеспечить участников мероприятия дополнительными офисными принадлежностями (папками с файлами, держателями и т.д.).
Подпишите у начальника заявку на приобретение недостающих принадлежностей.
Объявите шуточный конкурс и подготовьте смешные призы за самую быструю уборку, самые красивые файлы, самый аккуратный кабинет, самое большое количество выброшенного мусора и т.д.
Запаситесь водой и здоровой едой — к примеру, фруктами и сыром: мозгу, принимающему решения, нужна энергия!
Если вы работаете в дружелюбном коллективе, это будет замечательный день. А если все получится удачно, мероприятие может стать ежегодным. Тем не менее я бы рекомендовала сделать участие в нем добровольным. Кто-то обязательно будет напуган мыслью о том, что ему придется что-то выбросить. Попытайтесь вдохновить такого человека на подвиги коллективным примером. И дайте ему понять, что вы всегда готовы помочь.
