Третья неделя
От завалов к файлам
На этой неделе вы можете:
Создать рабочую систему файлов.
Необходимое время: от 120 до 300 минут (в зависимости от сложности вашей работы и количества документов, с которыми приходится иметь дело).
На этом этапе перед вами должны быть лишь бумаги, которым нужно найти постоянное место. Когда я дохожу до этого пункта при работе с клиентом, всегда стараюсь найти точку соприкосновения для имеющихся у него материалов. Что такое точка соприкосновения? Это чуть более затейливое название категорий. На этой неделе мы будем учиться делить документы на категории.
Итак, засучите рукава, приготовьте несколько больших мешков для мусора, еду, чтобы перекусить, и воду. Неделя будет напряженной, зато в итоге у вас появится рабочая система файлов. Только, пожалуйста, прежде чем начинать, обязательно дочитайте эту главу до конца. Ничего сложного здесь нет, но очень важно, чтобы в вас не осталось страха перед переменами.
Не забудьте уничтожить всю информацию, касающуюся лично вас, — паспортные данные, номера счетов и кредитных карт. Если мало подобных материалов, отправляйте их в шредер по ходу дела, если много — оставьте на потом. Будьте предельно осторожны и с конфиденциальными данными компании.
СОЗДАНИЕ РАБОЧЕЙ ФАЙЛОВОЙ СИСТЕМЫ
Большинство людей приступают к созданию новой файловой системы с таким выражением лица, как будто им чистят корневой канал без анестезии. Но результат труда наполняет их гордостью, и они ждут не дождутся, когда же можно будет начать им пользоваться. Эта система не только в высшей степени функциональна, на нее приятно смотреть. В самые безумные дни вы будете успокаиваться, лишь открыв свой картотечный ящик. У меня есть и другие хорошие новости. Готовы?
В нашей программе месяц состоит из четырех недель. Март — последний месяц первого квартала этого года. Впереди у вас — бонусная неделя, поскольку в каждом квартале не 12, а 13 недель. Используйте ее, чтобы наверстать упущенное. Приятный сюрприз, не правда ли? А если наверстывать нечего, потренируйтесь пользоваться своей новой системой — в конце концов, это же рабочий инструмент, а не музейный экспонат!
Шаг первый: обзор
Последние две недели вы отрабатывали первый шаг Волшебной формулы («Убрать»). Вот что должно быть сделано к этому моменту:
Завершенные проекты, материалы которых нужно сохранить, сданы в архив.
Имеющиеся файлы очищены от лишних документов или выброшены, если содержащиеся в них материалы больше не нужны.
Оставлена и организована лишь часть журналов, бюллетеней и прочих изданий, а остальное выброшено или сдано в макулатуру.
Из ящиков извлечены все посторонние предметы, оставшееся содержимое организовано.
Поверхность стола, шкафы и т.д. очищены от лишних вещей и организованы.
Шаг второй: устраняем отвлекающие факторы
Одна из главных составляющих успеха — найти время на то, чтобы создать файловую систему. Я советую вам либо задержаться после окончания рабочего дня, либо приехать на работу в выходные. Устраните как можно больше отвлекающих факторов: телефонные звонки, электронная почта, болтливые коллеги и прочая суета будут только отдалять вас от цели. Только что вы занимались организацией и вдруг сами не заметили, как начали решать какую-то рабочую проблему. Чем лучше вы сможете сконцентрироваться, тем быстрее выполните любое задание.
Самый сложный случай — рабочее место, представляющее собой отсек, который вы делите с другими сотрудниками. Когда мне приходится работать с клиентом, работающим в такой обстановке, мы предупреждаем его коллег о том, чем станем заниматься, говорим им, когда будем это делать, и прикидываем, сколько это займет времени. Если у коллег клиента есть возможность, они удаляются. Что говорить, мы представляем собой серьезный отвлекающий фактор. Если вы находитесь в подобной ситуации, обязательно узнайте, каковы планы соседей по кабинке на день, когда вы хотите заняться организацией.
