Более детально формы и динамика существования документа характеризуются процессами документооборота. Однако документооборот охватывает не полностью весь ЖЦД, а только до охарактеризованной выше фазы покоя, соответствующей архивному хранению документов.
В традиционном понимании (применительно к бумажному делопроизводству) завершением цикла документооборота считается фактическое исполнение документов (после чего происходит их оформление в дело) или отправка внешнему корреспонденту. Эта трактовка нашла отражение в ГОСТ Р 51141—98: «Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления» [34]. В несколько скорректированном виде это определение вошло в Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009 г.), где записано, что документооборот – это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки» [20]. При этом подходе получается, что движение документов от момента их отправки из одной организации до момента их получения другой организацией к документообороту не относится. Между тем именно эта сфера обращения документов в условиях применения технологий электронного документооборота привлекает особое внимание, о чем свидетельствует возникновение понятия «межведомственный электронный документооборот».
По нашему мнению, в современных условиях при использовании возможностей электронного документооборота границы понятия «документооборот» расширяются:
во-первых, документооборот выходит за пределы одной организации (подробно это обстоятельство рассматривается в гл. 2, 3 и 5);
во-вторых, если рассматривать документооборот во взаимосвязи с управленческими процессами (или бизнес-процессами), то в процесс документооборота следует включать не только момент создания документов (т. е. придания юридической силы), но и всю стадию создания документов, начиная с подготовки проектов (т. е. с начала ЖЦД);
в-третьих, завершение исполнения отдельного документа не обязательно завершает процесс его документооборота, так как в течение некоторого времени он может быть востребован при подготовке других связанных с ним управленческих решений и документов (т. е. будет находиться в «полуактивном» состоянии); поэтому завершением процесса документооборота целесообразно считать как завершение «дела» как в смысле разрешения управленческой ситуации, с которой связано создание комплекса документов, так и окончание формирования дела с точки зрения делопроизводства;
Кроме того, важно подчеркнуть, что управленческий документооборот не является чисто механическим процессом, сводимым только к движению документов, так как многие процессы работы с документами связаны с восприятием информации человеком, ее оценкой, принятием решений [82, с. 24]. Заметим также, что в условиях применения современных информационных технологий может не происходить движения (перемещения) документа в традиционном понимании, поскольку сам электронный документ может находиться на сервере, а пользователи системы электронного документооборота будут обращаться к нему в процессе своей работы.
Все многообразие процессов работы с управленческими документами, на наш взгляд, можно свести к следующим основным функциям или видам работ, которые при решении конкретных задач могут быть детализированы вплоть до отдельных операций (соответствующих применяемым технологиям):
составление;
оформление;
согласование;
подписание (утверждение);
регистрация, учет;
передача на исполнение (отправка);
копирование (размножение);
получение;
ознакомление;
рассмотрение (принятие решений по документу, резолюция);
контроль прохождения и исполнения документа;
хранение документа в процессе документооборота;
списание в дело; поиск;
публикация*;
экспертиза ценности*;
хранение в архиве*;
уничтожение *.
Перечисленные функции являются характерными как для традиционного бумажного, так и для электронного управленческого документооборота и отражают рассмотренные основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Последние четыре функции в приведенном перечне (отмечены знаком «*») находятся на границе завершения процесса документооборота или уже за его пределами.
