Управленческий документооборот. От бумажного к электронному - страница 20

При этом последовательность и формы осуществления указанных видов работ, а также возможность их неоднократного повторения в рамках жизненного цикла конкретных документов зависят от принятой в организации технологии управления, производной от нее технологии документооборота и особенностей управленческой ситуации, влияющих на процесс принятия управленческих решений.

Рассмотрим, как изменяются процессы работы с документами под влиянием компьютерных технологий. В табл. 1 приведена краткая характеристика основных функций работы с управленческими документами в рамках ЖЦД и отмечены существующие возможности их автоматизации.

Таблица 1

Основные функции работы с управленческими документами в процессе их жизненного цикла

Приведенные в табл. 1 примеры автоматизации отдельных функций работы с документами в процессе управления подтверждают следующее:

даже традиционный (бумажный) документооборот в настоящее время немыслим без автоматизации и использования электронных документов;

существует необходимость комплексного подхода к использованию информационных ресурсов и систем, так как сейчас недостаточно автоматизации отдельных операций, а необходимо создание целостной, комплексной, непрерывной информационной технологии;

при работе с любыми документами (как с бумажными, так и с электронными, т. е. независимо от носителя информации) в процессе управления организацией или хозяйственной системой функция оценки информации остается за человеком; при этом автоматизированные технологии призваны облегчить ее выполнение, но полностью заменить не могут [82, с. 43].

При объективной возможности унификации документооборот в различных организациях может иметь специфические черты, связанные как с технико-технологическим, так и с человеческим фактором в управлении, корпоративными и национально-государственными традициями, а также состоянием социально-экономической системы (предприятие, отрасль, регион и т. п.), управление которой обеспечивает система документооборота. Поэтому в современных условиях требуется более широкий взгляд на проблематику управленческого документооборота и уточнение этого понятия.

В связи с задачами обеспечения юридической значимости применения электронных документов в последние годы усилилось внимание к содержанию понятия «документооборот» со стороны исследователей правовых аспектов электронного документооборота. Необходимость решения правовых проблем организации документооборота, в том числе электронного, между органами государственной власти, местного самоуправления и иными субъектами обосновывается в работах И.Л. Бачило [58, 59] и С.И. Семилетова [177]. В частности, С.И. Семилетов отмечает, что «…документооборот можно выделить как объект права, требующий специального правового регулирования особенно в части публично-правовых отношений и взаимодействия различных субъектов с ОГВ (органами государственной власти. – М.Б.)» [176, с. 26]. Обратим особое внимание на то, что, по сути, это суждение связано с рассмотрением документооборота как формы управленческого и информационного взаимодействия. В сфере взаимодействия субъектов предпринимательской деятельности, по мнению В. А. Панова, «.документооборот представляет собой урегулированную нормами гражданского права совокупность операций по документальному оформлению гражданско-правовых сделок, направленных на реализацию их участниками вытекающих из этих сделок гражданских прав и обязанностей», является обязательным элементом структуры гражданского оборота и связан с письменной формой заключения сделки [165, с. 9—10]. Е.А. Шелепина определяет электронный документооборот как «совершение юридически значимых действий путем обмена электронными документами с использованием электронных средств связи» [198, с. 12].

Иными словами, рассматривая документооборот прежде всего как «оборот документов», правоведы обращают также внимание на то, что документооборот является формой взаимодействия различных субъектов (юридических и физических лиц), т. е. не ограничивается движением документов в рамках одной организации, как традиционно его рассматривают документоведы. При этом, как отмечает И.Л. Бачило, «значимость и всепроницаемость в общественные отношения электронного документа обязывает иметь наиболее точное его нормативно-правовое определение, понимание его структуры и доверие к нему как носителю достоверной, своевременной и неизменяемой в процессе передачи информации, а также его необходимой защиты» [59, с. 22].