Стадия хранения документа обеспечивается применением средств хранения документа (СХД). По мере расширения применения документов на технических носителях информации, в том числе электронных документов, возрастает влияние жизненного цикла средств хранения документа (связанного с жизненным циклом поколений техники) на ЖЦД. На стадии хранения вновь может возникать проблема конверсии и миграции документов, т. е. перевода на другой носитель и другие средства хранения.
Таким образом, продолжительность жизненного цикла документа можно определить как функцию от периода востребованности содержащейся в документе информации (его контента, от англ. «content», содержание), а также жизненных циклов носителя информации и средств хранения документа:
ЖЦД = ƒ (ЖЦИ, ЖЦН, ЖЦСХД),
где ЖЦИ – период востребованности (жизненный цикл) информации; ЖЦН – жизненный цикл носителя информации; ЖЦСХД – жизненный цикл средств хранения документа.
Жизненный цикл документа протекает в трех средах: физической среде (с которой связан носитель информации), информационной среде (в которой документ связан с другими информационными объектами, в том числе другими документами и метаинформацией) и социальной среде (с которой связаны информационные потребности общества или человека и в которой происходит использование документа). Информационная среда объединяет физическую и социальную среды и частично принадлежит каждой из них. Именно факторы социальной среды определяют состав и структуру информационной среды в соответствии с имеющимися и потенциальными информационными потребностями, предполагаемый (планируемый) и реальный период востребованности информации, содержащейся в документах, а в совокупности с факторами физической среды влияют также на продолжительность жизненного цикла отдельных документов или их комплексов.
Анализируя жизненный цикл управленческого документа, можно выделить несколько вариантов («ипостасей») его существования (другими словами, его различные состояния):
проект документа;
официальный документ (подлинник, подписанный экземпляр);
заверенные копии официального документа;
опубликованный официальный документ;
не имеющие юридической силы копии документа.
Рассмотренные стадии ЖЦД характеризуют существование подлинного документа. Это обстоятельство является очевидным для архивистов, обеспечивающих хранение именно подлинников. Однако следует также принимать во внимание нахождение в обращении не только подлинников (оригиналов), но и копий документа (бумажных и электронных), а также возможность опубликования официального документа в печатной либо в электронной форме (включение в различные электронные информационные ресурсы). Эти обстоятельства могут оказать некоторое влияние на стадию ЖЦД, связанную с уничтожением документа. С одной стороны, обращение к электронным копиям документа в той или иной информационной системе снижает риск его преждевременной полной утраты на бумажном носителе. С другой стороны, срок хранения копий документа в идеале не должен превышать запланированную продолжительность жизненного цикла документа. Как предусмотрено ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007, при истечении установленного срока хранения документа должны быть также уничтожены все его копии [39]. Однако этот процесс, особенно в случае применения электронных копий документа, может контролироваться только системой управления документацией в рамках конкретной организации или информационной системы. В случае публикации документов и применения внешнего электронного документооборота гарантировать уничтожение тиражированных или электронных копий документов, которые могут использоваться «до минования надобности», не представляется возможным. В принципе публикацию документа, создание электронной копии бумажного документа, создание фонда пользования (на различных носителях) документов, находящихся на архивном хранении, условно можно считать ответвлениями стадий обращения, хранения и уничтожения. Но полного представления о формах существования документа с учетом его копий простое перечисление стадий ЖЦД не дает.
