Инструкции должностные
Не делай уровень вложенности больше двух! Не более двух строк на лейбле. Иначе ни за что ничего потом не найдешь!
Тэкс. Теперь папка СОПУТ. Это самая важная папка из всех наличных. Нужна она для того, чтобы сопровождать твои действия и текущие проекты, записанные в КПК тяжелой бумажной артиллерией. Возьмем один из предыдущих примеров:
У тебя в процедурной категории ***DAY обозначено действие:
Я\искать материалы по уходу от налогов
Тебе приходит в голову просмотреть по этому вопросу пару-тройку журналов
Допустим, ты что-то нарыл в журнале «Бухгалтерский учет». Ты вырываешь нужную статью и складываешь ее в файловую папку. На нее наклеиваешь лейбл с надписью, соответствующей записи в КПК Я\искать материалы по уходу от налогов При этом в действии чуть меняешь тему. Приписываешь Сопут\. Вот что получается в КПК:
Я\ Сопут\искать материалы по уходу от налогов
Теперь, если задача еще не выполнена и поиск продолжается – ты будешь снабжен соответствующим материалом. Файлики помещаются в папку КОРОНА в произвольном порядке. Если ты аккуратно обращаешься со своими задачами папка не будет переполняться и найти в ней соответствующие бумажки будет проще простого. Туда же складываются материалы, сопутствующие действиям из процедурных категорий **LATER и CONTROL
Папка МБКН («может быть, когда нибудь») – аналог категории >>MAYBE в твоем КПК. Бывает так, что вдруг встречается статейка или просто чьи-то наброски, которые наталкивают тебя на ИДЕЮ. Запиши идею в **IN для завтрашней обработки в рамках регламента (и, вероятно, с последующим помещением в категорию >>MAYBE, а может, в контекстную категорию), а статейку помести в папку МБКН (конечно, в файлике и с лейблом). Твоя ИДЕЯ или МЕЧТА будет иметь солидное обеспечение в «бумажных носителях».
Далее. Поговорим о тоненьких пластиковых папочках – карманах, которые будут храниться в отдельном ящике (лотке). Нет, не будем говорить о них. Мы уже говорили о них. Именно они лежат в Лотке 2. Если ты потерялся – найди это место выше по тексту. Добавим только, что после выполнения (окончания, прекращения) проекта – все материалы из соответствующей пластиковой папки выбрасывается в мусор, а папка заботливо складывается в твой склад канцелярских принадлежностей. Еще важно, чтобы на лейбле такой папки было название твоего текущего проекта, а не хрен чего.
Еще. Указанные папки (как и лотки) должны располагаться от тебя НА РАССТОЯНИИ ВЫТЯНУТОЙ РУКИ. Это важно. Если при обработке документов из входящего лотка ты будешь бегать через комнату к шкафу или даже прыгать вверх/вниз как ванька-встанька – можешь и не начинать это безнадежное дело. Расположи папки вертикально на полке или приставной тумбочке. Короче, в ближайшем доступе. Надпиши папки большими буквами в том месте, где папки и должны подписываться.
Ну вот, практически и все о папках-бумажках. Надо только помнить – что накопившееся во входном лотке надо периодически (чем чаще, тем лучше) чистить до 0. Неочищенный входной лоток должен вызывать у тебя деятельный порыв, как немытая посуда у хорошей хозяйки. И как нормальная хозяйка моет ВСЮ посуду, так же и ты, раз взялся, должен очистить входной лоток до дна. Из этого лотка бумаги попадают либо в мусор (огромное большинство), либо в упомянутые папки, либо в «почтовый» лоток номер 3. Более никуда!
Еще вот что: чтобы начать новую жизнь с этими папками-лейблами тебе надо совершить подвиг. Заключается он в том, что ты должен ДО НУЛЯ, ДО ПОЛНОЙ ПУСТОТЫ очистить свое рабочее пространство путем собирания всего, что есть вблизи твоего рабочего стола (в том числе в ящиках, на самом столе, на тумбочках и полках и т.д.) во входном лотке. Это делается единоразово, результат должен быть полным и окончательным. Абсолютно чистая рабочая поверхность стола, аккуратные ящички (я, правда, не знаю, что ты там будешь держать - ну, может, дезодорант или тряпочку для вытирания пыли, а может, аспирин и презервативы, но точно НЕ БУМАГИ. Подойдет еще склад канцелярии.). Еще раз: бумажки либо лежат во входном лотке, либо в папках, либо в «почтовом» лотке. Более они не лежат НИГДЕ! Стопки журналов держи подальше от рабочего места. Письма, счета и т.д. ровно также идут через входной лоток, как и все остальное. Если тебе надо накапливать однородную информацию (типа, счета или отчеты) – накапливай ее в СПРАВ, если считаешь, что тебе это понадобится или закидывай в МУЗЕЙ, если просто страшно выкинуть сразу. Замечу, что речь идет исключительно о составе папок для ЛИЧНОГО управления. Не рассматриваются случаи, когда состав хранимых документов (и, соответственно, папок) определен законодательством или инструкцией, нуждами управления ОРГАНИЗАЦИЕЙ. Хотел бы я посмотреть на главбуха, который не имеет папок Касса или Банк.
