Еще одной эффективной техникой управления временем является процесс планирования. Планирование должно быть достаточно гибким, часть задач, которые определены у вас строго по времени, вы проставляете в график ежедневника и отводите на их решение необходимое количество времени. Не забывайте оставлять достаточное количество «воздуха» в вашем плане, иначе он может остаться невыполнимым. Часть задач долговременного характера привязываете к удачному случаю их решения, поездке в определенное ведомство, походу к определенному лицу. Самый простой пример – если я сегодня встречаюсь с Марией, обязательно надо передать ей фотографии. Или завтра надо идти к руководителю, захвачу накопившиеся за три дня вопросы, чтобы их обсудить. Подобная техника контекстного планирования называется «кайро-сом», или удачным случаем. Самое простое, что я применила на практике – завела несколько папок разного цвета, которые обозначила «Производство», «Склад», «Клиенты». Именно в эти папки я помещала все бумаги, касающиеся возникающих вопросов к этим структурам, папку я захватывала, когда отправлялась в этот отдел или брала в руки и просматривала, когда созванивалась с заказчиком. Это позволяло избежать бесконечной беготни по периметру завода и сильно экономило время. Для того чтобы ввести у себя систему работы с кайро-сами, вам нужно выделить место, куда нужно донести или откуда забрать информацию, решить определенные вопросы, и прикреплять к этому месту все появившиеся вопросы. Это могут быть не папки, а кармашки на общей стене, куда вы кладете информацию для передачи в указанное место. Можно завести информативную доску, где каждый ваш сотрудник, который планирует поездку в определенное учреждение, например в банк, записывает время отъезда. Тогда у каждого сотрудника появляется дополнительная возможность воспользоваться любезным «курьером» для передачи определенных бумаг.
При ежедневном планировании, которое тоже является составной частью тайм-менеджмента, необходимо учитывать, что планируемые задачи могут быть жесткими, привязанными к определенному часу, например со звонка с заказчиком или встреча с клиентом. Могут быть гибкими, которые должны решиться в определенный промежуток времени, но у них нет жесткой привязки к точному часу. И наконец, бюджетируемые задачи, без жесткого срока, но достаточно длительные в решении. Например, вам надо составить отчет о деятельности отдела за месяц. На это тратится не менее часа, причем, согласно правилам тайм-менеджмента, о чем уже говорилось, задачу надо решать целиком, не дробя.
При планировании сначала в сетку проставляются жесткие задачи, затем бюджетируемые и гибкие. Между ними обязательно остается временной промежуток на различные возникающие обстоятельства. При этом при планировании гибких задач их решение осуществляется в соответствии с разработанной планкой приоритетности, на первое место ставятся задачи, требующие уточнения, затем – самые важные, после них – все остальные.
При изучении техник тайм-менеджмента исследуется не только правильный процесс организации своего рабочего времени, обязательно должен быть организован и отдых. Не секрет, что плохо отдохнувший человек не способен адекватно трудиться, он все больше времени проводит в раздумьях о смысле жизни, скучает и грустит, впадает в депрессию. Для того чтобы ваша рабочая нагрузка была оптимальной на протяжении всего рабочего дня, необходимо придерживаться следующих правил:
– отдых должен быть запланирован, а не возникать время от времени хаотично. Ритмичность позволяет правильно распределить нагрузку;
– отдых должен длиться определенное (каждый раз одинаковое) время, тогда организм привыкнет полностью расслабляться за этот промежуток. Например, 10 минут через каждые полтора часа;
– отдых должен происходить по определенному сценарию. Главное – максимальная смена обстановки и окружения. Поэтому, если вы сидите в офисе, прогуляйтесь по свежему воздуху, если находитесь в одиночестве в кассе – загляните в бухгалтерию или выйдите в операционный зал. Хуже, если во время отдыха вы остаетесь за тем же компьютером и читаете отвлеченную информацию. Не получите вы достаточно отдыха, если, оставаясь на своем рабочем месте, просто измените работу, например поболтаете со знакомым. Чуть большее удовольствие получит ваш организм от посиделок с коллегами в курительной или чаевой комнате. Лучше всего – прогулка по парку и любование красотами природы. Именно это позволяет организму полностью расслабиться и забыть о работе;
