Проверьте и сведите к минимуму ваши поглотители времени. Самые распространенные из них приводятся ниже:
– неумение правильно поставить себе цель; замусоренное рабочее место; апатия к работе;
– отсутствие структурирования информации; поиск нужных телефонов, записей, заметок; прерывающие работу телефонные звонки; обращения сотрудников за помощью в незапланированное время;
– неумение доводить дело до конца; – длительные совещания; излишняя коммуникабельность;
– неумение разграничить свою и чужую работу, неверие в коллег и подчиненных.
Самым распространенным из всех является, разумеется, захламленный стол, из-за которого нужная бумага ищется неоправданно долго, записанный на клочке телефон оказывается под несколькими папками, визитка делового партнера может и вовсе затеряться среди вороха документов.
Вторыми по «вредоносности» являются прерывающие встречу переговоры, написание отчета или плана, телефонные звонки. Поэтому в определенные важные моменты лучше всего отключить у телефона звук, а затем перезвонить. Секретаря лучше научить не прерывать важных переговоров ни в при каких обстоятельствах, если только не объявлена эвакуация предприятия.
Еще один поглотитель времени – это проводимые совещания. Не секрет, что в ряде фирм планерки и совещания могут длиться часами. Например, у нас на комбинате – стандартно 40 минут. За это время многие успевали выспаться, некоторые приносили читать договоры, третьи писали отчеты, четвертые сочиняли шаржи с зарисовками собеседующихся. Вторник считался «черным» у руководства и одним из самых удачных дней у их подчиненных, именно из-за предстоящей планерки, потому что в это время не работали не только руководители, которым устраивали головомойки, не работало все заводоуправление. Походы в столовую и магазины, завтраки на рабочем месте, посещение сайтов вроде «одноклассников», переписка по внутренней почте, милые посиделки. Так один поглотитель времени, воровавший время руководителей, плавно перетекал в другой поглотитель – уже для подчиненных, который называется «излишняя коммуникабельность, или болтовня на личные темы». Это одна из самых актуальных проблем семейного бизнеса, так как с близким по духу и крови человеком проще найти бесконечные темы для разговоров, интересно его мнение, объединяет общность проблем и интересов. Особенно болтливыми оказываются чисто дамские и смешанные коллективы, гораздо меньше – мужские.
Еще одна из разновидностей традиционных поглотителей – ожидание встреч, когда и своими делами не можешь начать заниматься, и партнер на встречу опаздывает. С этим поглотителем борется сам бизнес – этикет, который не поощряет опоздания, по каким бы объективным причинам они не происходили. Так как в этом случае вы посягаете на личную собственность другого человека – вашего партнера.
Чтобы максимально снизить временные затраты на поглотители, используйте следующие простые приемы:
– группируйте задачи, объединяйте однотипные. Например, сведите проведение всей бумажной работы к одному часу рабочего времени (например, с 11 до 12), сообщите о том, что со всеми вопросами к вам можно обращаться с 13 до 14 и т. д. У нас, например, начальник производственного отдела ввел строго отведенные часы посещения – с 10 до 11, и только в это время был готов принимать по любым вопросам нашу службу продаж. Введение было вполне разумным, несмотря на наше первоначальное недовольство, это позволило и нам сократить бесчисленное хождение по этажам. Если учесть, что мы сидели на втором, а начальник производственного отдела – шестью этажами выше, экономия времени оказывалась весьма существенной;
– уделяйте текущим делам строго определенное время. Остальное оставляйте на планирование;
– не забывайте устраивать перерывы. Встаньте, подвигайтесь. Если вы постоянно общаетесь с людьми, тогда лучшим отдыхом станет 15-минутное уединение. Смените обстановку;
– активно используйте любую образующуюся дыру времени. Во время пробки можете прослушать аудиокурс по иностранному языку или любимую книгу, решить определенные вопросы по телефону.
