Просматривая входящую почту в поисках писем по работе, я между делом удаляю спам.
После этого вывожу на прогулку собаку и сажусь завтракать. Прежде чем приступить к работе, еще раз просматриваю почту, отмечая деловые письма и удаляя новый «мусор».
Площадку я подготовила, теперь самое время ответить на рабочие письма, после них — на личные, а оставшиеся распределить по заранее созданным мной папкам.
Где ваше слабое место, если речь идет о рабочем общении? Не тратите ли вы время на то, чтобы подробно отвечать на малозначительные письма? Это классический способ тратить время впустую, при этом дающий нам возможность и чувствовать себя, и выглядеть крайне занятыми. Отныне стоит определять приоритеты и в работе с почтой.
Вы никогда не думали о том, что тип и размер шрифта, которым пишете письма, несет определенную информацию? Это ведь тоже способ повлиять на адресата. Помните выражение «Вопрос не в том, что вы говорите, а в том — как»? В наши дни его можно было бы перефразировать так: «Важно не только то, что вы говорите, но и то, как это выглядит».
Вот несколько способов мгновенной обработки писем:
Удаляйте бесполезные письма и спам.
В письме содержится информация, которую нужно сохранить, но при этом отвечать на него необязательно? Немедленно поместите его в соответствующую папку. Письмо можно распечатать и положить в файл картотеки.
E-mail требует ответа, но вам нужно собрать для него материалы? Напишите короткое письмо отправителю с указанием времени, когда от вас придет ответ. Храните это письмо либо в общей папке «Сделать», либо в папке, относящейся к конкретному проекту. Если нужно, сделайте пометки в календаре или поставьте напоминатель в компьютере.
На всю эту работу уйдет несколько минут, зато как разовьется ваш навык быстрого принятия решений! А главное — вы сохраните силы и время для писем, с которыми нужно разобраться как можно скорее. По прошествии трех недель вы наверняка зададите себе вопрос: «Для чего я тратил(а) столько времени, решая не имеющие значения задачи?»
ПОМЕСТИТЕ E-MAIL В ФАЙЛ
Ответив на e-mail, помните, что ваше письмо автоматически сохраняется в компьютере. Нужна ли вам запись всех действий с электронной почтой? Если действительно нужна копия вашего ответа, почему бы не поставить себя в копию вручную? Входящую почту и ваши ответы можно сохранять в отдельную папку. Некоторые почтовые клиенты автоматически сохраняют переписку в виде диалога.
Если полученное письмо бесполезно, нажимайте Delete. Чувство вины здесь совершенно неуместно. Вам необходима информация, содержащаяся в письме? Переместите его в особую папку. Это важно, в частности, для проектов, которые требуют ведения документации. Также можно сохранять в отдельные папки письма, посланные определенным лицам (проконсультируйтесь на этот счет с ИT-специалистом вашей компании).
В компьютере тоже можно создать систему папок: к примеру, у вас и здесь могут быть папки «Сделать немедленно» и «Сделать в порядке общей очереди». Если вы работаете над несколькими проектами, можно завести папку «Сделать» каждого из них (при этом две описанные папки можно удалить, а можно и оставить — все зависит от ситуации).
В большинстве крупных корпораций существуют правила ведения документации. Следуйте им. Если же вы работаете в небольшой компании, поговорите с начальством о введении единого формата электронных писем для всех сотрудников. Так вы наверняка внесете вклад в ее развитие.
Файлы электронной почты необходимо координировать с файлами картотеки. Скажем, нужно быть последовательным, присваивая файлам названия: вам ведь не хочется, чтобы в компьютере файл назывался так, в картотеке — по-другому, а в Сети — как-то еще? Воспользуйтесь списком файлов и продублируйте, насколько возможно, их названия в компьютере. (Как составить список файлов, можно узнать из главы «Март».) Вы ведь уже проделали эту работу, так зачем снова изобретать велосипед?
Помните, как мы сдавали в архив файлы из картотеки? Старые электронные письма тоже нужно архивировать, через определенные промежутки времени перемещая их на сервер. Можно настроить почтовый клиент так, чтобы он делал это автоматически. И, разумеется, нужно назначить время, когда вы или ваш помощник будете вычищать эти письма.
