Принципы организации неизменны везде, будь то киберпространство, жесткий диск компьютера или картотека в кабинете. Овладев этим искусством в одной области, вы легко примените его и в других.
Закончить эту главу я бы хотела историей из жизни. Одна из моих студенток недавно заявила, что у нее больше тысячи электронных писем в рабочем компьютере и более трех тысяч — в домашнем. Можете себе такое представить? И ведь это нагрузка не только и не столько на компьютер, сколько на ее мозг, ведь каждый раз, заходя в свои почтовые ящики, она видит эти горы писем! И каждое из них — непринятое решение! Если у вас сложилась похожая ситуация, немедленно займитесь удалением и сортировкой почты, чтобы прошлое не мешало вам жить в настоящем.
Третья неделя
Другие способы коммуникации
На этой неделе вы можете:
Решить, как отслеживать операции со своими файлами.
Превратить телефон или сервис мгновенного обмена сообщениями из пожирателей времени в инструменты повышения продуктивности работы.
Необходимое время: от 30 до 60 минут в зависимости от технологий, которые у вас уже имеются.
Технологии — это замечательно. Благодаря им электронные органайзеры сегодня есть практически у каждого. Значительная часть моего бизнеса зависит от Интернета, поэтому возможность своевременно получить e-mail и ответить на него — для меня вопрос жизни и смерти. Мой старый телефон позволял проверять почту, новый дает возможность полноценно пользоваться Сетью. Когда я заключала контракт с оператором сотовой связи, консультант предложила два тарифа: один включал в себя 5000 SMS за $5 в месяц, другой был безлимитным и стоил в два раза дороже. Я выбрала первый, потому что очень редко посылаю SMS. Она попыталась соблазнить меня безлимитным тарифом, но я засмеялась и сказала: «Мне уже не 18 лет, и я не трачу время на эсэмэски».
Никаких строгих правил не существует — вы пользуетесь тем, что вам нужно. Это зависит от характера вашего бизнеса и от того, насколько вы заинтересованы в высокотехнологичных помощниках. У меня есть друг, чей мозг вполне может конкурировать с самым быстрым компьютером. На работе он сидит в окружении компьютеров и прочих устройств, о назначении которых мне остается только догадываться. Он ассоциируется у меня с Капитаном Кирком из «Звездного пути». У другой моей клиентки постоянно работают два компьютера, и она может смотреть то на один монитор, то на другой, экономя таким образом время. Я бы очень уставала от работы в таком режиме, они же чувствуют себя абсолютно комфортно.
На этой неделе мы продолжим попытки подчинить себе наиболее распространенные средства коммуникации. Электронная почта, конечно, важна, но у нас есть и другие возможности. Мало кто обходится без мобильного телефона, мгновенных сообщений или голосовой почты. Каждый из этих инструментов может увеличить эффективность работы. Но бездумное их использование выливается в пустую трату времени.
СТАЦИОНАРНЫЙ ТЕЛЕФОН
Телефон по-прежнему незаменим. Почему? Он предполагает наличие чрезвычайно важного элемента коммуникации: человеческого голоса. Простой пример: вы получаете e-mail, читаете его — и он кажется вам оскорбительным. Вы звоните отправителю, и вдруг выясняется, что просто не так поняли текст. Позвольте дать вам совет: если знаете своего адресата недостаточно хорошо, юмора и сарказма в электронных письмах лучше избегать. Будьте вежливы, как при первой встрече.
Все, кто узнавал, что я пишу эту книгу, просили меня поместить в нее и такой совет: обедаете с друзьями — забудьте о телефоне. Поминутно заглядывая в него, вы выглядите глупо. А если он вам все же необходим именно в этот момент, помните, что до вашей работы никому, кроме вас, дела нет и перипетии вашей личной жизни тоже никого не интересуют — говорите тише. Если вы работаете в офисе, где нет перегородок, не забывайте о том, что коллеги волей-неволей слышат все ваши разговоры. На днях я стала свидетелем такой ситуации: молодой человек на почте довольно громко общался по телефону с секретаршей своего врача. Когда разговор завершился, все присутствующие уже знали диагноз юноши и номер его страхового полиса.
