СИСТЕМАТИЗИРУЙТЕ СВОИ ВЕЩИ И ДЕЛА
Переехав в Калифорнию, я убедилась, что все байки о машинах в Лос-Анджелесе — правда. Я-то выросла в Нью-Йорке и всегда пользовалась метро, но в Лос-Анджелесе автомобиль просто необходим. Для начала мне пришлось купить подержанную машину, а спустя несколько месяцев я заехала в сервис за какой-то мелочью. Автомеханик открыл капот и задал странный вопрос: «Реджина, а вам правда нужна эта машина?» Я подумала, что он сошел с ума. «Конечно, нужна! А почему вы спрашиваете?» — «Да как вам сказать... Масло нужно менять каждые 3000 миль. А вы уже проехали 20 000 и не сделали этого ни разу», — ответил он. Вот так я узнала, что в машине, оказывается, нужно менять масло. Мораль этой истории такова: за всем нужно следить. Пусть вас не раздражает необходимость поддерживать порядок в офисе. Это просто часть системы.
Вместо того чтобы бросать журналы, газеты, бюллетени и т.д. где попало, положите их на специально предназначенное для них место. Да, вы потратите на это лишнюю минуту, зато потом не придется тратить время на поиски нужного номера издания, восклицая: «Ну я же ТАК хотел прочитать эту статью!»
Вместо того чтобы складывать документы в стопки на столе или засовывать их в уже раздувшиеся файлы, приговаривая, что ими можно заняться попозже, помещайте каждый лист бумаги в соответствующую папку. И тогда в нужный момент вам не придется перебирать кипы бумаги в поисках документа и за год вы сэкономите немало времени.
БЫСТРЫЙ ДОСТУП К НУЖНЫМ ДОКУМЕНТАМ
Многие боятся, что, положив документ в папку, очень скоро о нем попросту забудут. Вы тоже так считаете? Крепитесь. У меня есть идеи для одного или двух ваших текущих проектов, к материалам которых вы неоднократно обращаетесь в течение дня. Мы дополним вашу файловую систему. Ежедневно поступающие документы помещайте в картотечный ящик или картотечный шкаф. Все, что вам нужно, — продуктивно использовать эти элементы системы. Возьмем для примера тот самый список Стива. Он пользуется справочными материалами далеко не каждый день. Еще реже Стив обращается к личным файлам. Но знать, где находится эта информация, на случай, если она понадобится, ему необходимо. Вот в этом и помогает список главных файлов.
Скоросшиватели
Скоросшиватели сильно изменились с тех пор, как я ходила в школу. Теперь можно выбрать и цвет, и стиль, и материал, из которого они изготовлены. Помните о папках с широким дном? Они позволяют хранить несколько папок с файлами в одном месте. Того же эффекта можно добиться, если использовать скоросшиватель и разделительные бирки. Разница лишь в том, что в последнем случае материалы можно поставить на книжную полку и, чтобы достать их, достаточно будет протянуть руку.
Разбив массив документов на категории, определите, какими из них вы будете пользоваться достаточно часто, и поместите их в скоросшиватель. Решите, скоросшиватели какого размера необходимы для каждой категории. Постарайтесь не брать слишком большие. Если скоросшиватель будет весить тонну, вы не сможете им пользоваться. Лучше всего распределить материалы по нескольким скоросшивателям. Проделайте в документах отверстия при помощи дырокола (или воспользуйтесь прозрачными файлами) и поместите их в скоросшиватель. Отделите секции друг от друга при помощи бирок.
Точно так же, как мы выделяли цветом файлы каждого проекта, можно выбрать цветной скоросшиватель для обозначения той или иной категории. К примеру, когда Стив видит на своих файлах зеленую наклейку, он знает, что эти материалы — часть подкатегории «Обучение». Вы же можете использовать красный (а значит, самый заметный) скоросшиватель для справочной информации, голубой — для проекта № 1, зеленый — для проекта № 2. И, сами убедитесь, находить информацию в системе станет гораздо легче. А главное, что бы вы ни выбрали — цветные папки, цветные скоросшиватели или цветные наклейки, — все это будет работать на повышение продуктивности.
Только учтите, что для скоросшивателей нужно найти место и этим местом не должен оказаться ваш стол. Если он по размерам меньше аэродрома, то скоросшиватели его попросту захламят. С другой стороны, важно, чтобы до них в любой момент можно было дотянуться. И, пожалуйста, когда один скоросшиватель наполнится, не мучайте его больше, заводите новый. Если он распухнет настолько, что в нем нельзя будет толком переворачивать страницы, из помощника он превратится в помеху в работе.
