В представленном далее списке вы, скорее всего, обнаружите некоторые названия файлов, которые вам ни о чем не скажут. Они, вероятно, будут касаться сферы недвижимости или отражать индивидуальный подход Стива к материалам. К примеру, название «Офисные системы» придумал сам Стив для обозначения информации, которая помогает ему работать в офисе. Вы, разумеется, можете придумать свое название.
Я надеюсь, этот список вдохновит вас на составление собственного. Это не шаблон, которому вы должны слепо следовать. Уважайте свой стиль, творческое начало и взгляд на материалы, которые нам предстоит организовать.
ПРИМЕР СПИСКА ГЛАВНЫХ ФАЙЛОВ
В первом картотечном ящике Стива категория «Риск-менеджмент» — здесь собрано множество папок с файлами, расставленных в алфавитном порядке. Во втором ящике — две категории: «Офисные системы» и «Личное». «Офисные системы» разбиты на две подкатегории: «Брокерская корреспонденция» и «Общая информация». Собирая документы в «Общую информацию», мы обнаружили, что эта подкатегория, в свою очередь, естественным образом разбивается еще на несколько подкатегорий: «Финансы», «Офисная работа», «Реклама и маркетинг», «Спецпроекты», «Расходные материалы».
Заметьте, что в представленном ниже списке жирным шрифтом выделены названия категорий, а не папок.
Список был составлен год назад и уже обновлялся дважды.
Риск-менеджмент
Информация о лицензии
Конфликтные ситуации
Контракт и конфиденциальность информации
Совместные предприятия
Маркетинговая терминология
Правила ведения базы данных
Защита от плесени
Познавательные статьи
Поставки
Нотариальные вопросы
Потеря права выкупа имущества
Продажа без покрытия
Специальный налог
Техподдержка
Офисные системы
Брокерская корреспонденция
Общая информация
Бизнес-план / Текущие вопросы
Комиссионные
График комиссионных
Переписка/Личное
Лицензия / База данных
Дополнительные сведения
Информация менеджеров по продажам
Темы для обсуждения с менеджерами по продажам
Совещания с менеджерами по продажам: заметки
Обслуживающий персонал
Голосовая почта
Сайт
Финансы
Финансы / Агентские Финансы/Офис
Финансы / Отложенные продажи
Реклама и маркетинг
Рекламные площади
Агентские льготы
Маркетинговые материалы
Скидки клиентам
Офисная работа
Фокус-группы
Спецпроекты
Премия NBC
Ремонт офиса
Ответственный за сделки
Расходные материалы
Конверты
Ярлыки
Канцтовары, страницы 1 и 2
Личное
Контакты/Личное
Национальная ассоциация риелторов
Продление риелторской лицензии
Составив список главных файлов, вы должны будете за ним следить. Удалили файл — вычеркните его из списка. Завели новый — добавьте в список. Сделайте копию списка, положите ее в прозрачный файл и поместите в справочный скоросшиватель. В нем можно хранить и другие справочные материалы, например: список внутренних телефонных номеров, часы работы отделов. Скоросшиватель мне нравится больше, чем офисная доска, поскольку последнюю рано или поздно поглощает хаос. Бумаги на ней всегда становится только больше. Меньше — никогда!
Мы завалены бумагами. Принимайте правильные решения, и тогда вы сможете приручить Бумажного монстра. Ниже даны подсказки, которые помогут сохранить концентрацию и не допустить беспорядка в системе. Эту шпаргалку неплохо было бы скопировать и заламинировать.
Входящие документы от коллег → лоток «Входящие» (проверять ежедневно).
Документы, требующие вашей реакции, → файл «В работе» (проверять ежедневно).
Документы, которые вы по разным причинам пока не можете запустить в работу, → файл «Отложенное» (проверять еженедельно).
Документы, которые необходимо передать коллегам или переслать по электронной почте, → лоток «Исходящие» (проверять ежедневно или попросить помощника очищать лоток в конце рабочего дня).
Ненужные документы → корзина или шредер.
Документы, которые необходимо сохранить. → Сверьтесь со списком главных файлов и выберите подходящую папку проекта; создайте новый файл, если начинаете новый проект; или, наконец, отправьте документ в папку «В файл» (помещать в файл раз в неделю или в зависимости от ситуации).
Пресса и информационные бюллетени → файл «Прочитать» (проверять еженедельно), газетница или корзина.
