Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - страница 52

Коробки для бумаг

Коробки для бумаг появились в продаже несколько лет назад. Они есть в Интернете или в магазинах офисных принадлежностей. В каждую можно, например, класть документы одной конкретной категории. Но не спешите бежать за десятком-другим таких ящичков: они предназначены не для текущих проектов и постоянно необходимых файлов, а для документации специфических проектов, не требующих большой бумажной работы. Когда документы лежат один на другом, они образуют кипу бумаги, пусть в данном случае она спрятана от глаз в коробке. Из кипы трудно извлечь нужный документ (мы уже говорили, что чаще всего он почему-то оказывается в самом низу), и отделить тематически разные документы можно только при помощи скрепок.

Но в качестве дополнительного хранилища такие коробки хороши. Предположим, у вас в офисе ремонт, вы выбираете ковролин и краску для стен. Образцы, которые дали строители, в суматохе легко потерять, но, если сразу положить их в коробку, они не пропадут.

В случае с коробками вполне можно применить уже знакомый нам принцип: у каждого проекта — свой цвет. Место для ярлыка на них обычно тоже предусмотрено. К примеру, ваш проект состоит из нескольких частей: «Контракты», «Переписка» и «Расходы/Чеки». Значит, для него можно использовать три синие коробки. Цвет будет обозначать проект, а на ярлыках каждой коробки нужно указать, какая именно информация в ней содержится.

Еще раз подчеркну: ящики для проектов — не замена файлам. Я предлагаю их только тем, кто испытывает идиосинкразию к традиционному формату картотеки, например такую, как мой клиент Крейг.

Крейг возглавлял крупную организацию в Лос-Анджелесе, в штате которой были тысячи человек. Он ненавидел папки с файлами и ни за что не хотел ими пользоваться. У Крейга были секретарь и помощница, которые вели его повседневные дела, в том числе занимались файлами. Когда Крейгу был нужен какой-то конкретный файл, он тут же волшебным образом появлялся у него в кабинете. Вот так повезло человеку. Но ненависть Крейга к файлам не отменяла необходимости следить за ходом проектов. В его личной переговорной комнате стоял комод с закрывающимися на ключ шкафчиками. Во время совещаний никому не было видно, что находится внутри. А когда Крейгу нужно было поработать над проектом, он открывал шкафчики и брал оттуда необходимые бумаги.

Как он их находил? Полки в шкафчиках можно было переставлять по мере надобности, кроме того, они были снабжены разделителями, то есть секцию под проект фактически можно было сформировать самостоятельно. Место для ярлыков мы тоже нашли. Это довольно дорогое решение для тех, кому не нравятся файлы, но можно, очевидно, найти и другой способ устроить систему в соответствии со своим образом мышления.

Поздравляю — самый трудный месяц позади. Фундамент здания, которое мы будем строить, вы заложили. Вы собой гордитесь? Я вами — да. Мне послышалось или кто-то все же произнес слово «награда»?

МАРТ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Учимся быстро принимать решения. Приступаем к очистке офиса от ненужной бумаги, для начала — от газет, журналов и т.д. Завершенные проекты сдаем в архив.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Учимся обращаться с общими офисными файлами. Вместе с коллегами устраиваем большую чистку файлов.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Создаем рабочую файловую систему.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Учимся следить за новой системой. Экономим время и энергию при помощи списка главных файлов. Если необходимо, подключаем к системе скоросшиватели и ящики для проектов.

Одна унция практики стоит тонн наставлений.

Махатма Ганди

Время — справедливый работодатель, который всем дает одинаковые возможности. Другими словами, время — ресурс беспристрастный и бесстрастный, и каждому его раздается поровну. А вот воспринимать время мы можем по-разному. Когда нам весело, время летит. Когда приходится заниматься чем-то невыносимым, кажется, что оно тащится, как черепаха. На этой неделе мы придумаем, как проводить время творчески.

Надо только помнить, что, чего бы мы там ни напридумывали, потерянного времени не вернешь. Возможно, в этом месяце вам удастся разобраться в том, откуда в вашей жизни столько опозданий и проволочек: для этого надо понять, каким образом вы проводите и как теряете время. А потом мы рассмотрим несколько секретов, с помощью которых время станет служить вам верой и правдой.