Не забывайте, что подписку вообще-то можно отменить. Если вам непременно нужно будет прочитать какую-либо статью, купите журнал или одолжите у коллеги.
Есть ли у компании библиотека? Есть ли у вас возможность ежемесячно просматривать издания на ресепшен? Если вы видите статью, которая нужна вам как воздух, просто воспользуйтесь копиром.
Подписываться на издания можно и в Интернете. Создайте закладку «Чтение» в браузере, а в ней — подпапки по категориям изданий, на которые хотели бы подписаться. И в каждой сделайте закладки для отдельного издания. Вот пример того, как могут располагаться издания в вашем компьютере. Классификацию бумажных изданий вполне можно построить по модели электронных — это сэкономит время.
Хранение изданий
Выберите способ аккуратного хранения необходимых вам изданий. К примеру, в продаже можно найти бесчисленное множество газетниц. Лично я предпочитаю акриловые, а вы выберите ту, что будет соответствовать дизайну вашего офиса.
Детали офисного интерьера должны сочетаться. Покупая контейнеры, постарайтесь выбрать однотипные, в противном случае вы создадите у себя в кабинете визуальный хаос.
Для контейнеров нужно будет выделить место на полке — например, в книжном шкафу. Только не ставьте их на пол. Когда журналы стоят на виду, вы в любой момент можете взять один из них, не рискуя свалить гигантскую стопку. Если журналы лежат стопками, они бесполезны. Вообще, стопки — это неправильно!
Разложите номера в хронологическом порядке и решите, сколько из них вы хотите оставить. Идеальный вариант — номера за два месяца. Когда приходит свежий номер, выбрасывайте самый старый, даже если не прочитали его.
Если вы получаете информационные бюллетени и они вам действительно пригодятся, помещайте их в скоросшиватель. Для них тоже понадобится полка. Не забудьте наклеить на скоросшиватель ярлык, чтобы с первого взгляда понимать, что находится внутри. И, разумеется, решите, сколько времени вы собираетесь хранить каждый бюллетень.
Файлы, скоросшиватели и папки необходимо регулярно чистить, иначе они раздуваются, их становится трудно хранить, а что-то найти в них — еще труднее. Я все время задаю клиентам вопросы о природе заброшенных картотек и раздутых папок. «Ой, да, эту систему я начал использовать, а потом стало не до нее», — отвечают мне. Есть ли противоядие? Да — постоянно поддерживать порядок.
Вы должны все держать в порядке: машину, собственное тело, лужайку перед домом и — правильно! — офисную картотеку.
Порядок — это не неприятная рабочая обязанность. Это часть вашей жизни.
СТАРЫЕ ДОКУМЕНТЫ — В АРХИВ!
Есть ли у вас в офисе картотека? Если да, помогает ли она вам в работе или вы стараетесь пользоваться ею, так как ящики забиты и туда заглядывать страшновато? Давайте заключим пари, что, заглянув в ящики, вы обнаружите, что большая часть материалов относится к завершенным проектам и вы их давным-давно не вынимали. В таком случае это у вас не картотека, а кладбище! Очень важно извлечь отработанные материалы из ящиков и отправить их в архив.
Если вы работаете в крупной компании, она отправит ваши материалы в отдельное хранилище. Совсем не знаете, что делать с этими бумагами? Обратитесь за помощью к начальству — вряд ли вы единственный работник, которому нужно место для хранения архива.
Вот теперь настало время выполнить задание недели. Постарайтесь выделить время на то, чтобы перебрать файлы в картотеке, ящиках стола и настольном держателе для файлов. Об организации (или реорганизации) системы, которой вы пользуетесь сейчас, пока не думайте — займемся этим на следующей неделе. К тому моменту мы должны быть уверены, что вы избавились ото всех лишних материалов. А то, что останется, войдет в новую картотеку.
Работайте с каждым файлом и документом по отдельности. Со всей картотекой разом все равно не справиться. Если видите, что файл больше не нужен, удаляйте его. Если папки потрепаны, порваны, грязны, выбрасывайте их и заменяйте новыми. Безусловно, нужно думать об охране окружающей среды, но, с другой стороны, новые проекты в засаленных папках способны деморализовать кого угодно. Вы ведь не надели бы одежду, выглядящую подобным образом, правда? Уважайте свои проекты и документы.
