В такой псевдосистеме наиболее часто используемые бумаги обычно разбросаны по столу. Везде лежат стопки, на их вершинах традиционно располагаются пять-шесть документов, к которым часто обращается хозяин офиса. Все остальное — комбинация мусора и материалов, которые нужно сдать в архив. Джим доказывал, что я не права, поэтому я пообещала, что, если он позволит мне создать файловую систему и она ему не понравится, верну на прежнее место все его бумажные башни и не возьму с него ни цента. От такого предложения он не смог отказаться.
Джим признал свое поражение задолго до того, как я закончила создание системы. К тому моменту он уже раз пятнадцать нашел в своих завалах забытые документы, восклицая: «А я и забыл об этом!», «Ой, не знал, что у меня все еще хранится это!», «Да я же как раз искал его на днях!». В конце концов Джим сказал: «Похоже, я и вправду не знаю, что лежит в этих кучах!» Я создала для него файловую систему, применив технику, которой собираюсь обучить вас. Теперь Джим знает, где и что у него лежит!
Вы, конечно, можете помнить, что находится в кипах бумаг, нагроможденных на столе, в шкафу и даже на полу. Но это неэффективно! И это не та атмосфера, в которой продуктивно работается.
Файловая система — логически выстроенное собрание нужных материалов. С ней все, что вам нужно, всегда под рукой. Вы экономите время и силы, а это, как известно, невозобновляемые ресурсы.
2. Откуда знать, понадобится ли мне этот документ в будущем? Не лучше ли просто хранить все подряд?
Когда я слышу, как кто-нибудь говорит по поводу хранения документов «береженого бог бережет», понимаю, что в этом человеке живет страх совершить ошибку. У меня есть подруга, которая была номинирована на премию «Эмми». Секретарша должна была отправить серию ее шоу на просмотр в Телеакадемию. В ночь, когда транслировалась церемония награждения, телезрителям показывали фрагменты номинированных шоу. Каково же было удивление моей подруги, когда на экране возник отрывок из другой серии, который был отправлен в Телеакадемию по ошибке. В итоге все, кто работал над этим шоу, лишились возможности получить престижную награду, которая предоставляется лишь раз в жизни.
Позднее выяснилось, что секретарша, запрашивая в фильмотеке серию шоу, перепутала ее номер. А когда ей доставили пленку, она, так и не проверив номер, немедленно переслала ее в Телеакадемию.
Может быть, и вы когда-нибудь совершили подобную роковую ошибку? И теперь, обжегшись на молоке, дуете на воду — храните все документы «на всякий случай», чтобы снова не попасть в беду? Напрасно: из опыта надо извлекать уроки, а не зацикливаться на отрицательном результате.
Когда вам нужно принять решение и внутри нарастает страх, а мозг подсказывает поводы не принимать никаких решений, остановитесь и сделайте глубокий вдох. Прочувствуйте момент. Вам нужно принять верное решение, а не позволять себе в страхе отступить.
3. Я знаю, что мне нужно сохранить этот документ. И что делать дальше?
Прежде всего осознать, что вселенная офиса не бесконечна. И речь идет не о десяти миллионах вариантов действий с документом, а в худшем случае лишь о десяти. Вот несколько вопросов, которые можно себе задать для прояснения дальнейшей судьбы документа.
Является ли этот документ частью проекта, над которым вы сейчас работаете? Если это новый проект, у вас должен быть файл с его названием. Позже вы научитесь разбивать проект на разделы, и для каждого раздела, будь то финансовая информация или график встреч, будет своя папка.
Нужно ли сохранить эту информацию? Вот причины, по которым можно хранить документ, даже если он не относится к текущему проекту: он содержит информацию, которая понадобится в дальнейшем; это юридически значимый документ, и его надо оставить на случай возникновения каких-либо проблем; в нем указано, что нужно сделать по работе (либо он касается ваших отношений с компанией — страховка, налоги, переписка с отделом кадров и т.д.).
Если решите, что этот документ не нужен, как вы от него избавитесь? Окажется ли он в корзине? Или ваша компания сдает использованную бумагу в макулатуру? А может, в интересах безопасности компании его необходимо отправить в шредер?
