Последняя группа состоит из не срочных и не важных дел. Они полностью лишены смысла. Ими занимаются в течение дня, хотя они не имеют никакого значения и никаких последствий. Примером может служить чтение газеты, звонок домой с вопросом относительно меню ужина, поход в магазин. Эти дела ничего не дают ни вашей компании, ни вам лично для достижения поставленных целей.
Чтобы удвоить продуктивность, следует решать срочные и важные задачи, затем важные задачи, но не срочные в данный момент, и не заниматься тем, что не имеет значения.
Всегда задавайте себе вопрос: "Какие долгосрочные последствия у этой задачи? Что произойдет, если я ее не выполню вообще?" Ответы на эти вопросы должны лечь в основу выбора приоритетов.
Глава 6.
Следуйте закону принудительной эффективности
Этот закон гласит: на все времени никогда не хватает, но его достаточно для самого важного. При решении сложной задачи, когда вы испытываете сильный прессинг, необходимо собраться, довести дело до конца и сделать работу вовремя. Многие не могут заставить себя выполнить задание в срок а потом утверждают, что лучше всего работают под давлением. Однако никто под давлением лучше не работает. Это лишь попытка оправдать свое неумение управлять временем. Когда вы испытываете прессинг, вы не только подвергаетесь стрессу, но и делаете больше ошибок. Часто из-за этих ошибок работу потом нужно переделывать.
Есть четыре вопроса, которые необходимо задать себе, чтобы повысить свою эффективность и удвоить продуктивность.
Спросите себя перед тем, как взяться за работу: "Как использовать время с максимальной пользой? Что из того, что я делаю, принесет наибольшую пользу делу и мне? Что наиболее выгодно мне и моей компании?" Поговорите с начальником и коллегами. Узнайте их мнение. Вы должны абсолютно точно ответить на эти вопросы и все время посвятить тому, что принесет наибольшую пользу.
Постоянно спрашивайте себя: "За что мне платят зарплату? Для чего меня взяли на эту работу? Что из того, что я должен делать, влияет на мой успех в наибольшей степени?" Каков бы ни был ответ, концентрируйтесь на его решении в течение всего дня.
Третий вопрос связан с максимальной эффективностью: "Что можете сделать вы, и только вы, что заметно улучшит положение, если будет выполнено профессионально?" В любой момент ответ на этот вопрос может быть только один — это то дело, которое не будет сделано вообще, если его не сделаете вы. Но если вы его сделаете, и сделаете хорошо, то все может сильно измениться. Что бы это ни было, вам нужно над ним работать в первую очередь. Именно здесь вы можете внести максимальный вклад.
Четвертый вопрос, возможно, самый точный в отношении управления временем. Он прост: "Как использовать свое время сейчас с наибольшей пользой?" Каков бы ни был ответ на этот вопрос, обязательно уделите ему большую часть времени.
Умение в каждом случае ставить такие вопросы и отвечать на них позволит вам не сбиться с пути и работать с максимальной отдачей. "Какие дела самые важные и ценные? За что мне платят деньги? Что могу сделать я, и только я, что улучшит положение, если будет сделано, как надо? Как использовать свое время сейчас с наибольшей пользой?" Заставьте себя работать только над ответами на эти вопросы, и продуктивность удвоится.
Глава 7.
Применяйте правило 80/20
Правило 80/20, или принцип Парето, один из самых важных принципов управления временем. Это правило принадлежит итальянскому экономисту Вильфредо Парето, который разделил все действия на жизненно важные, которых меньшинство, и тривиальные, которых большинство. Согласно этому правилу, жизненно важные 20% по своей значимости равны остальным 80%.
И, наоборот, 80% из того, что вы делаете, имеют лишь 20% полезной нагрузки. Это правило применимо ко всем аспектам бизнеса и личной жизни. В бизнесе 80% продаж вы получите от 20% клиентов, 80% прибыли от 20% товаров. Целых 80% продаж являются результатом работы 20% продавцов, а 80% вашего дохода, успеха и профессионального роста связаны с 20% ваших действий. Если вы подготовите список десяти дел на день, два из них будут важнее, чем все остальные вместе взятые. Ваш успех и продуктивность во многом зависят от умения выявить 20% главных задач и сосредоточиться на их решении. Попробуйте творчески подойти к правилу 80/20.
