Глава 10.
Съешьте лягушку
Старая притча гласит: "Если первым делом поутру вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с вами за весь день".
И еще: "Если вам предстоит съесть живую лягушку, не надо смотреть на нее слишком долго".
Ваша "лягушка" — это самое большое, неприятное, трудное и одновременно самое важное дело, которое нужно сделать в текущий момент.
Любое дело, которое может повлиять на вашу работу и жизнь, всегда требует большого и напряженного труда. Именно такую работу обычно стараются отложить на потом, хотя знают, какое значение она будет иметь, когда будет сделана.
Есть формула сосредоточенности на главном: вечером подготовьте список дел на следующий день. С помощью метода АБВГД определите приоритеты. Выберите задачу "А1" (самое важное дело) и, прежде чем уйти с работы, положите материалы по ней на самом видном месте вашего рабочего стола.
На следующее утро, еще до того, как вы начнете звонить по телефону, читать газеты или беседовать с коллегами, возьмитесь за работу и доведите ее до конца. Каждое утро заставляйте себя "съесть лягушку", пока это не войдет в привычку. Это будет означать громкое начало дня, после которого у вас будет больше энергии, сосредоточенности и прыти в работе. Вы всегда будете делать гораздо больше в течение дня, если утром будете "съедать лягушку".
Лет пять назад я проводил семинар в компании с годовым оборотом 30 миллионов долларов и рассказал его участникам о лягушке. История им настолько понравилась, что на рождество каждый руководитель компании получил в подарок настольную медную лягушку, как напоминание о важности этого принципа.
За пять лет годовой объем продаж компании увеличился с 30 миллионов долларов до более чем 100 миллионов. Все руководители, с которыми я продолжал сотрудничать, гордо показывают медные лягушки на своих столах и говорят о том, как это повлияло на их жизнь. Попробуйте сами, "съешьте лягушку"!
Глава 11.
Организуйте свое рабочее пространство
Те, кто показывает высокие результаты, работают за чистым столом, на котором нет ничего лишнего. У людей малоэффективных, непродуктивных и несобранных все наоборот. На их рабочем месте царит такой беспорядок, как будто разорвалась граната, — кругом валяются папки и бумаги.
Пусть постоянная уборка рабочего места и работа за чистым столом станут привычкой. Даже если вам приходится все убирать со стола и класть позади себя на пол или на столик. Запомните — рабочий стол должен быть чистым!
До 30% рабочего времени может быть потеряно на поиски затерявшейся бумаги. Когда кто-то говорит, что ему лучше работается за захламленным столом, — это неправда. Когда того же человека заставят прибрать со стола и приступить к решению задач он будет работать вдвое быстрее, что его самого приводит в немалое изумление.
Применяйте правило TRAF (Toss, Refer, Action,File — выбросить, передать, работать, в архив).
Корзина для мусора — один из самых полезных инструментов управления временем в вашем кабинете. Выбрасывайте все, что можно, чтобы не увязнуть в чтении. Особенно это касается присылаемой по почте рекламы, журналов, газет и других ненужных материалов.
Второе слово из вышеуказанного правила относится к делам, которыми должен заниматься кто-то другой. Сделайте пометку и отправьте материал. Старайтесь делегировать все, что можно, чтобы оставить больше времени для решения задач, которые под силу только вам.
Для дел со словом "работать" заведите красную папку, чтобы она выделялась среди других. В ней должны храниться все дела, по которым вам предстоит принимать решения в обозримом будущем. Складывая их в папку, вы уже принимаете решение и избавляетесь от них.
Последняя составляющая правила, "в архив", касается тех бумаг и документов, которые вам могут понадобиться в будущем. Помните, однако, что 80% из того, что вы положили в папку, больше никогда не пригодится. Ставя пометку "в архив", вы создаете работу другим. Отправляйте в архив только то, что необходимо.
Специалистам по управлению временем платят по несколько сотен долларов в день только за то, что они помогают руководителям компаний навести порядок на рабочих столах и в помещениях. В первую очередь они помогают разобраться с кипами бумаг, которые складывались для прочтения в будущем. Есть правило: если что-то не прочитано в течение полугода, это — мусор. Выбросьте его!
