Регулярные задачи. Резервное копирование данных, наведение порядка на рабочем столе и т. д. Все, что требуется делать ежедневно, недельно, месячно. Каждый период времени определенные дела требуют вашего внимания. Если вы своевременно их выполняете, то вы на 80 % снижаете авральность своей работы. Как вам такой масштаб? Вы бы хотели на 80 % сократить свои рабочие пожары? Тогда приступайте к зачистке квадрата «В». Они ждут вашего внимания. Ждут молча. Они не кричат как «А». Но если вы про них забыли, они придут как авралы. И тогда будет поздно бить себя в лоб и кусать локти, говоря «кто ж знал». Теперь вы знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжает быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос один: зачем вам это?
Третий квадрат обозначим как «С» – это задачи срочные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а взамен ничего. Как лотерейный билет без выигрыша. В чем опасность таких дел? Жизнь, к счастью, конечна, а «С» делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, кто такие эти «воры времени», как они к нам подходят. На что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, «мертвые» клиенты.
...
ИЗ ЖИЗНИ РОССИЙСКИХ КОМПАНИЙ
Компания Zander. Участники тренинга получают задание написать список авралов, произошедших за последний месяц. После этого идет рассмотрение каждого случая и оценка, это «А» или «В». Менеджер проекта зачитывает список. Все идет хорошо, все согласны, но вот следующий пункт вызывает бурное обсуждение:
– На прошлой неделе у клиента замерз кондиционер. Мы потратили два дня на его «отогрев», работая в авральном режиме. Это однозначно внешний форс-мажор, «А».
– Как это? Это не форс-мажор, а твоя непредусмотрительность, – включается в разговор Алексей, непосредственный руководитель подразделения.
– Откуда я мог знать, что завтра он замерзнет? – защищается менеджер.
– Сколько надо времени, чтобы принять меры «анти-замерзания»?
– 2–3 часа.
– Коль, в Интернете каждый день бываешь. Погоду смотрел? Что там, – 32 по Цельсию! А значит, пулей надо лететь к клиенту, выделить 3 часа на подготовку кондиционера к таким условиям. Это задача «В». И если бы ты это сделал, не пришлось бы потом 2 дня жить в аврале.
Все участники однозначно согласились с тем, что это «В» – задача, которую можно было сделать заранее, а не ждать, пока она созреет до «А»-врала.
Квадрат «D» – неважные и несрочные дела. Иногда их зовут мусорной корзиной. Если дело не важно и не срочно – забудьте про его! Но они зачастую бывают приятны, легки в исполнении. Как игра в бисер, пересчет четок. Поэтому люди ими занимаются. Кстати, если вы поставили себе четкие цели, то оборона от «C» и «D» выстраивается автоматически. Мозг изначально блокирует «воров» времени при наличии четкой, амбициозной цели. Соответственно постановка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабочего графика и личной жизни.
Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему».
В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.
1. Дела А можно сократить на 80 % за счет ежедневного выделения внимания квадрату «В».
2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел.
3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по приоритетам.
4. Планировать можно только задачи «В». «А» приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.
5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20 % авралов – это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете – это показатель того, что пора взяться за квадрат «В».
