c. Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию
d. Вызывать неприятные звуки, к примеру пенопласт по стеклу
e. Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!
f. Создать гостевую комнату, где расположены мини-библиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой
g. На входе заполняется список вопросов. Некая анкета клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов ускоряет общение
h. Переориентация его активности в ваше русло, на ваши цели
i. Перенаправить на другого человека: «дежурный менеджер», «дежурный по пространству»
j. На визитке указывать время работы офиса: с… по… Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам время
k. График приема (телефон многоканальный, чтобы легко дозвониться)
l. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как образно выразился руководитель, «путешествие на обед»
m. Организовать место для открытых встреч в компании (переговорные)
Внутрифирменные «тормозные колодки» В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонтали и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчиненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по традиции сложились внеплановые совещания и сессии «стратегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затягиваются на часы. При регулярном, рваном графике продуктивность вашей работы снижается и выполнить запланированное практически нереально. Как быть в таких случаях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то стоит рассмотреть следующие рекомендации.
1. Вам назначили «внезапное совещание»
a. Участвовать в совещании по телефону
b. Проводить совещание стоя. К примеру, в компании ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы решаются оперативно. Не возникает желания водить вилами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в более комфортные условия
c. Разработать список совещаний, которые летучками не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив каждого из которых – список решаемых вопросов
d. Сегментировать время проводимого совещания. Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде таймера на 10–15 минут. Каждый отрезок времени сверять с повесткой для ускорения продвижения к цели
e. Договориться о формате проводимых совещаний. К примеру, в компании «PPE Group» на стенах висят постеры: «10 правил совещаний». Это помогает совещающимся придерживаться установленных регламентов, стимулирует качественное и быстрое решение вопросов
f. В корпоративном руководстве прописать, что повестка на совещание высылается не позднее 24 часов до времени начала совещания. По определению, «внезапные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, чтобы подготовиться к ним
g. Ввести правило защиты от совещаний. Описать, когда вы имеете право «отклонить приглашение на совещание»
h. Вести протокол и проводить совещание по протоколу. При этом должен быть ведущий, который следит за регламентом поднимаемых вопросов
i. Проводить совещание перед обедом: в таком случае каждый участник стремится говорить по конструктиву, поскольку задержка оборачивается для него запозданием обеда и его укорачиванием
2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская дурь», помехи со стороны руководства)
a. Организовать референта, который распределяет поручения от руководителя подчиненным в определенные окна
b. Дать руководителю обратную связь в виде тренинга, к чему приводят внеплановые «дергания» персонала
c. Дать руководителю возможность выставить приоритеты задач, это в случае, если он «вменяемый»
d. Фиксировать его распоряжения и показать через неделю: что и как давалось с его стороны. Указать, какая часть из них «В», а какая – «А»
e. Получать у руководителя «интервал ответственности». Промежуток времени, в течение которого руководитель не вмешивается в работу сотрудника. Например, утром сотруднику поставили список задач – вечером проверили качество выполнения. В данном случае интервал ответственности равен рабочему дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и проверяем в пятницу, то интервал ответственности – неделя.
