Каждый сотрудник фирмы должен иметь представление о ходе проведения проверок, о правах и обязанностях проверяющих и проверяемых, установленных законодательством. Кроме того, не лишним будет обучить персонал для того, чтобы каждый из работников знал как вести себя с инспекторами. Кроме того, приказом директора можно утвердить памятку и инструкцию по взаимодействию с контролирующими органами. Данный локальный акт должен быть основан на законодательстве, в нем должны содержаться указания сотрудникам о поведении во время проверок. Там, можно зафиксировать, что работники могут быть привлечены к проверке только с согласия руководства. Составить перечень полномочных представителей работодателя на время проверки.
Приведем примерный образец памятки по взаимодействию персонала фирмы с контролирующими органами.
Памятка по взаимодействию персонала фирмы с контролирующими органами
1. Незамедлительно сообщите руководству о визите проверяющих.
2. Проверьте документы инспекторов, а при возможности снимите с них копии или хотя бы просто запомните и запишите указанные там сведения (фамилию, имя, отчество проверяющих, должность, подразделение и т. д.).
3. Потребуйте у проверяющего копию или экземпляр распоряжения на проведение проверки.
4. Объясните инспектору, что вести какие-либо разговоры и давать различные пояснения без разрешения руководства вы не вправе.
5. Если проверяющие все-таки настаивают на даче вами объяснений, заявляйте, что вы имеете подобное право в соответствии с действующим российским законодательством.
6. Не предъявляйте проверяющим документы, не относящиеся к предмету проверки, указанному в респоряжении.
Статьей 15 Федерального закона от 26 декабря 2008 г. № 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (вступает в силу 1 июля 2009 г.) установлен ряд ограничений при проведении проверки. Так, при проведении проверки должностные лица органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля не вправе:
1) проверять выполнение обязательных требований и требований, установленных муниципальными правовыми актами, если такие требования не относятся к полномочиям органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля, от имени которых действуют эти должностные лица;
2) осуществлять плановую или внеплановую выездную проверку в случае отсутствия при ее проведении руководителя, иного должностного лица или уполномоченного представителя юридического лица, индивидуального предпринимателя, его уполномоченного представителя, за исключением случая проведения такой проверки по основанию, предусмотренному подп. «б» п. 2 ч. 2 ст. 10 указанного Федерального закона;
3) требовать представления документов, информации, образцов продукции, проб обследования объектов окружающей среды и объектов производственной среды, если они не являются объектами проверки или не относятся к предмету проверки, а также изымать оригиналы таких документов;
4) отбирать образцы продукции, пробы обследования объектов окружающей среды и объектов производственной среды для проведения их исследований, испытаний, измерений без оформления протоколов об отборе указанных образцов, проб по установленной форме и в количестве, превышающем нормы, установленные национальными стандартами, правилами отбора образцов, проб и методами их исследований, испытаний, измерений, техническими регламентами или действующими до дня их вступления в силу иными нормативными техническими документами и правилами и методами исследований, испытаний, измерений;
5) распространять информацию, полученную в результате проведения проверки и составляющую государственную, коммерческую, служебную, иную охраняемую законом тайну, за исключением случаев, предусмотренных законодательством РФ;
6) превышать установленные сроки проведения проверки;
7) осуществлять выдачу юридическим лицам, индивидуальным предпринимателям предписаний или предложений о проведении за их счет мероприятий по контролю.
Документы, которые инспектор может запросить для проверки, могут быть различными и перечень их зависит от конкретных обстоятельств. Однако документы, которые касаются трудовых правоотношений, будут проверены в любом случае. Это касается таких документов как:
