Сегодня нет оправдания подготовке небрежных печатных материалов. Современные текстовые процессоры (наряду с настольными издательскими системами, такими как LaTeX и troff) могут печатать великолепные выходные документы. Вам необходимо выучить лишь несколько основных команд. Если ваш текстовый процессор поддерживает стили, используйте их. (Ваша фирма могла уже определить стили, которыми вы можете пользоваться). Выучите, как задаются верхние и нижние колонтитулы. В поисках идей стиля и макета, взгляните на образцы документов, включенные в текстовый процессор. Проверьте правописание, вначале автоматически и затем вручную. Ведь в право писании мокнут встретить си и такие ушиб кий, кто торты программа не смолит у ловить.
Привлекайте свою аудиторию
Мы часто обнаруживаем, что документы, которые мы составляем, менее важны, чем процесс их составления. Если возможно, привлекайте ваших читателей с момента появления черновиков документов. Получите их отклики и используйте их идеи. Вы построите хорошие рабочие взаимоотношения и наверняка улучшите составленный документ.
Умейте слушать
Существует одна методика, которую вы должны использовать, если хотите, чтобы люди слушали вас: прислушивайтесь к ним. И в ситуации, когда вы располагаете всей информацией, и во время формального собрания, на котором выдержите речь перед двадцатью руководителями – если вы не будете слушать их, они не будут слушать вас.
Вдохновляйте людей завязать беседу, задавая вопросы или заставляя их подытожить сказанное вами. Превратите собрание в диалог, и вы сможете выделить что-либо более эффективно. Может быть, вы почерпнете что-то и для себя.
Обращайтесь к людям
Если вы задаете кому-нибудь вопрос, а вам не отвечают, то вы полагаете, что данный человек невежлив. Но как часто вы не можете ответить людям, когда они посылают вам сообщение по электронной почте или служебную записку, пытаясь получить информацию, или требуют какого-либо действия? Всегда отвечайте на сообщения электронной почты и голосовые сообщения, даже если ваш ответ звучит просто: «Я вернусь к вам с этим позже». Если вы держите людей в курсе, они намного легче прощают случайные промахи, и чувствуют, что о них не забыли.
Подсказка 10: Важно, что говорить и как говорить
Поскольку вы не работаете в безвоздушном пространстве, вам необходимо уметь общаться. Чем эффективнее это общение, тем более влиятельным вы становитесь.
Связь по электронной почте
Все, что сказано о коммуникации в письменном виде, одинаково применимо и к электронной почте. Электронная почта стала основой внутрикорпоративных и межкорпоративных коммуникаций. Электронная почта используется при обсуждении контрактов, решении споров и в качестве свидетельства в суде. Но, в силу некоторых причин, люди, которые никогда бы не выслали убогий бумажный документ, позволяют себе распространять отвратительного вида сообщение по всему миру.
Наши подсказки относительно электронной почты довольно просты:
• Перед тем как щелкнуть мышкой на кнопке SEND (Отправить), тщательно проверьте текст.
• Проверьте правописание.
• Используйте простой формат. Некоторые люди читают сообщения электронной почты, используя пропорциональные шрифты, так что картинки, которые вы старательно создавали при помощи символов ASCII, для них будут выглядеть так, как будто это писала «курица лапой».
• Используйте форматы RTF или HTML, если вы точно знаете, что все получатели смогут прочесть послание. Простой текст универсален.
• Старайтесь сводить цитирование к минимуму. Никто не любит получать назад свое собственное сообщение в 100 строк, снабженное пометкой «согласен».
• Если вы цитируете сообщения других людей, убедитесь, что они атрибутированы, и цитируйте их в тексте (это лучше, чем вложение).
• Не используйте обидных сообщений, если не хотите, чтобы позже они вернулись, лишив вас покоя.
• Перед отправкой необходимо проверить список адресатов. Статья в недавнем номере «Уолл-стрит джорнэл» рассказывает о служащем, который взялся распространять критические высказывания о своем шефе по отделу, не подумав о том, что адрес шефа был включен в список рассылки.
