Этот подход применим не только к написанию документов. Когда вы готовитесь к важной встрече или телефонному разговору с важным заказчиком, законспектируйте идеи, которыми собираетесь обменяться, и разработайте несколько стратегий для четкого их изложения.
Знайте вашу аудиторию
Вы общаетесь только в том случае, если передаете информацию. Для этого вам необходимо осознавать потребности, интересы и способности вашей аудитории. Всем нам приходилось присутствовать на собраниях, где нахал-разработчик затуманивает глаза вице-президенту по маркетингу долгим монологом о заслугах некоторой скрытой технологии. Это не общение: это просто разговоры и это утомляет [5].
Составьте устойчивый психологический образ вашей аудитории. Акростих WISDOM, показанный на рисунке 1.1, может помочь в этом.
Например, вы собираетесь предложить интернет-систему, позволяющую конечным пользователям представлять отчеты об ошибках. Об этой системе можно рассказать по-разному, в зависимости от аудитории. Конечные пользователи обрадуются тому, что смогут представлять отчеты об ошибках 24 часа в сутки, не занимая телефона. Отдел маркетинга сможет использовать этот факт в целях увеличения объема продаж. Менеджеры в отделе поддержки будут счастливы по двум причинам: можно будет обойтись меньшим числом сотрудников и генерация отчетов о возникающих проблемах будут автоматизирована. И, наконец, разработчики смогут приобрести опыт в работе с клиент-серверными интернет-технологиями и новым ядром баз данных. Выступая перед каждой из этих групп с отдельной трибуны, вы добьетесь того, что они станут неравнодушными к вашему проекту.
Выбирайте подходящий момент
Итак, наступила пятница, конец рабочего дня, неделю назад на фирме прошла аудиторская проверка. Младший ребенок вашей начальницы попал в больницу, на улице идет проливной дождь, и дорога домой представляется сущим кошмаром. Не самое лучшее время для просьб о наращивании памяти на вашем компьютере.
Необходимо уяснить для себя приоритеты аудитории, чтобы лучше понять то, что она хочет услышать от вас. Поймайте менеджера, получившего выговор от шефа, потому что потерялась часть исходного текста программы, и вы найдете в его лице слушателя, который лучше воспринимает ваши идеи о централизованных БД данных исходных текстов. То, что вы говорите, должно быть уместным по времени и содержанию. Иногда для этого достаточно лишь задать вопрос типа: «Удобно ли сейчас поговорить о…?»
What do you want them to learn? (Чему вы хотите их научить)
What is their interest in what you have got to say? (Какова их заинтересованность в вашей речи?)
How sophisticated are they? (Насколько искушена ваша аудитория?)
How much detail do they want? (Насколько детальным должно быть выступление?)
Whom do you want to own the information? (Кто должен обладать информацией?)
How can you motivate them to listen to you? (Как мотивировать слушателей?)
Буквы оригинала складываются в слово «Wisdom» – мудрость (англ.)
Рис. 1.1. Акростих WISDOM – о понимании аудитории
Выбирайте стиль
Определите стиль подачи материала в соответствии с требованиями аудитории. Одним хочется формального брифинга в стиле «только факты». Другим нравятся долгие, обширные беседы, перед тем как перейти к делу. Что касается печатных материалов, то одни любят получать большие переплетенные отчеты, тогда как другие ожидают простой записки или сообщения по электронной почте. Если сомневаетесь, спрашивайте.
Однако следует помнить, что вы – лишь одна половина коммуникационной транзакции. Если кто-нибудь говорит, что ему необходимо описать что-либо в одном абзаце, а вы видите, что это можно сделать лишь в объеме нескольких страниц, скажите ему об этом. Помните, этот вид отклика также является формой общения.
Встречают по одежке
Ваши идеи важны. Они заслуживают хорошего способа их подачи вашей аудитории.
Многие разработчики (и их менеджеры) при подготовке письменных документов сосредоточены исключительно на содержании. Мы думаем, что это ошибочно. Любой шеф-повар скажет вам, что вы можете корпеть на кухне часами и затем обратить в прах все ваши усилия неправильной сервировкой стола.
