Вторая неделя
Подготовьте офис к своему отъезду
На этой неделе вы можете:
Подготовить сослуживцев и клиентов к своему отъезду.
Необходимое время: от 60 до 120 минут.
Как было бы замечательно, если бы можно было просто встать из-за стола, выйти из офиса и уехать в отпуск... К сожалению, в жизни так не бывает. Вам придется ввести коллег в курс своих рабочих дел, объяснить им, за какие направления они будут отвечать в ваше отсутствие, и, если нужно, показать, как выполнять некоторые из ваших обязанностей. Главная задача — подготовить все таким образом, чтобы даже в экстренных ситуациях коллеги знали, что делать. Помните, что начальство оценивает ваши профессиональные качества, даже когда вы отсутствуете. Ниже представлен список того, что нужно учитывать, готовясь к отпуску. Задача варьируется в зависимости от спектра ваших обязанностей, от периода, в течение которого вы занимаетесь организацией, и помощи, которую вам оказывают коллеги. Эти советы, разумеется, можно адаптировать к любой ситуации. Конечная цель — разработать близкую к идеальной (но она не бывает универсальной!) стратегию ухода в отпуск. Начнем с вопросов, предполагающих ответы «нет» или «да». Если положительных ответов окажется больше, вам нужно готовиться к отпуску дольше других.
Вздрагивают ли коллеги при виде беспорядка на вашем столе?
Трудно ли будет коллегам в ваше отсутствие найти на вашем рабочем месте то, что им может понадобиться?
Не разбросаны ли по вашему офису коробки и мешки с разным хламом?
Не храните ли вы файлы на жестком диске своего компьютера, вместо того чтобы сохранять их на сервер, где они доступны каждому?
Вы сохраняете файлы как попало, вместо того чтобы применять логически выстроенную и понятную систему, которая позволяет быстро найти необходимую информацию (подробнее об этом мы поговорим в августе)?
Ваши личные файлы лежат в беспорядке, а их списка и вовсе нет (см. главу «Март»)?
Вы разработали особые методы исполнения своих служебных обязанностей, а коллег в их суть не посвящали?
Вы вообще против того, чтобы кто-то исполнял ваши обязанности, пока будете в отпуске?
Признайтесь, в душе вы испытываете удовольствие оттого, что никто не знает, как вы работаете?
Если ваш офис и рабочий стол находятся во власти хаоса, тому может быть три причины: вы начали читать эту книгу с июля и, следовательно, вам только предстоит пройти тот путь, который прошли все, кто читает с начала; вы сделали все, что требовалось, а сейчас слегка расслабились; вы все прочитали, но не нашли времени на то, чтобы выполнить рекомендации. Независимо от того, какой именно фактор повлиял на ситуацию в вашем случае, решить проблему можно лишь одним способом: приведите свое рабочее место в порядок. В краткосрочной перспективе вы получите возможность поручить исполнение своих обязанностей коллегам и уйти в отпуск со спокойной душой, в долгосрочной — сэкономленное время, снижение числа стрессовых ситуаций и улучшение состояния здоровья. Готовы? Тогда прочитайте главу «Март», в которой рассказывается о том, как навести порядок на рабочем столе. Если до начала отпуска осталось совсем немного времени, сделайте столько, сколько сможете. Если же до отпуска еще далеко, тщательнейшим образом проработайте главу «Март» и только после этого возвращайтесь к этой.
После того как вы приведете в порядок рабочее место, настанет время уделить внимание текущим проектам. Не забудьте оповестить о своем отсутствии коллег из других офисов и партнеров, с которыми регулярно общаетесь. Даже находясь в отпуске, вы все равно представляете свою компанию.
Попробуем сделать так, чтобы ваш уход в отпуск никому не помешал. Вот ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание.
Какую работу, выполняемую вами, необходимо продолжать и в ваше отсутствие? Есть ли у вас помощник или коллега, который согласился бы заняться этим, пока вы будете в отпуске? Поговорите с ним, обязательно указав продолжительность отпуска и вид работы, которую ему нужно будет взять на себя. Если окажется, что прикрыть вас некому, придется обратиться к руководству. А если вы сами руководство, не бойтесь доверить свои обязанности подчиненным.
