6. Посмотрим, сколько свободного места у вас в ящике, и распределим категории по зонам. Скоро мы начнем организацию индивидуальных категорий.
Необходимо, чтобы материалы, с которыми вы работаете постоянно, располагались как можно ближе. Общий принцип такой: чем реже вы обращаетесь к данным документам, тем дальше от вас они лежат. Помните, что документы с личными данными нужно хранить как можно ближе к себе, и лучше всего — там, где можно запирать их на ключ.
Мы должны превратить категории в чудесную, превосходно функционирующую систему, всегда готовую к приему новой информации. Вы уже делали перерыв? Если нет, то сейчас самое время. Тяжелый умственный труд закончен, переходим к довольно монотонному этапу организации.
Мои поздравления — вы хорошо поработали.
Представьте проект, касающийся ремонта в вашем кабинете. Среди файлов, которые вы заведете, наверняка окажутся такие:
Исследование рынка
Дизайн
Строительные работы
Далее предположим, что в файле «Исследование рынка» лежат брошюры, письма и образцы продукции от всех строительных компаний, с которыми вы связывались до того, как руководство дало проекту зеленый свет. Эта информация — кандидат на попадание в подвесную папку с широким дном. Вы сможете хранить различные файлы по этой теме в одной секции, вместо того чтобы использовать несколько маленьких папок, которые только зря занимают место. Когда завершите проект, связанные с ним материалы нужно отправить в архив, а файл «Исследование рынка» можно выбросить. Почему? Потому что компании открываются и закрываются, цены меняются и через полгода эти материалы станут бесполезны. Какой смысл их хранить?
СОЗДАНИЕ СЕКЦИИ «ПРОЕКТЫ» В КАРТОТЕЧНОМ ЯЩИКЕ
Проекты — неотъемлемая часть нашей жизни. Закончился один, не успеешь перевести дыхание — начинается другой. Одни долгосрочные, другие краткосрочные, одни легкие, другие изматывающие. Прежде чем начать новый проект, нужно собрать всю информацию о нем в одном месте — будь то папка с файлами или ящик картотеки. У нас должна быть возможность быстро найти то, что нам нужно. И она будет!
Шаг первый
Для начала определите, много ли у вас материалов по этому проекту. Что понадобится — простая подвесная папка, подвесная папка с широким дном или, быть может, и то и другое? Не знаете? Вот несколько советов. Если у вас несколько тонких папок (то есть материалов немного), положите две или три папки с файлами в одну подвесную папку. Итак, проект теперь находится в одной конкретной зоне. Если у вас несколько крупных проектов сразу и по каждому — отдельная кипа бумаг, то пригодится подвесная папка с широким дном, которая сэкономит место в вашем ящике. (Я никогда не использую папки толщиной больше двух дюймов. Если папка шире, значит, она тяжелая и из нее легко высыпаются материалы.)
Можно использовать подвесные папки в сочетании с простыми подвесными папками — все определяется размером категории. Предположим, я наполнила одну двухдюймовую папку с дном материалами своего проекта, но у меня туда не поместились два маленьких файла. Их можно положить в стандартную папку, висящую за папкой с широким дном. Помните: папка с широким дном обязательно должна быть полной.
Шаг второй
Решите, что вы будете использовать: светлые папки, разноцветные папки или цветные наклейки.
Шаг третий
Напишите название проекта на бирке и прикрепите ее к папке. В названии файлов лучше придерживаться единой системы.
Для создания ярлыков можно использовать компьютер. Например, я обычно размещаю бирку на левой стороне файла, с которого начинается новая категория. Таким образом, заглядывая в ящик, с левой стороны вижу полный перечень категорий. Я предпочитаю выстраивать бирки в линию, а не располагать их зигзагом, потому что так их легче читать. (Кроме того, файл можно в любой момент удалить, не нарушив стройности системы, как это произошло бы при зигзагообразном размещении бирок.) Если необходимо, на правую сторону файла я прикрепляю бирку с названием подкатегории.
ОРГАНИЗУЙТЕ КАРТОТЕЧНЫЙ ЯЩИК
У большинства людей картотечные ящики выглядят так, что открыть их страшно. Папки потрепаны и грязны. Алфавитным порядком и не пахнет. Надписи на бумажных бирках прочитать практически невозможно, а пластиковые прикреплены к подвесным папкам без всякой системы. Нет ничего удивительного в том, что эти файлы не используются!
