Убрать.
Категоризировать.
Организовать.
Важно помнить, что не следует браться за решение всей задачи в целом. Никогда не устану это повторять! Каждый проект необходимо разбивать на посильные этапы. Знаете старую шутку: «Как съесть слона?» Ответ — «По кусочку». Рассмотрим каждый шаг по очереди.
Убрать
Уборка — это не только вынос мусора (хотя наверняка у вас в кабинете немало вещей, которые так и просятся на помойку). Этот шаг может быть творческим, поскольку он связан с удалением всего, что вам больше не нужно, всего, что вы больше не используете, всего, что вы просто не хотите держать в офисе. Он включает в себя возвращение взятых на время вещей коллегам, ненужных покупок — в магазин, сдачу бумаги в макулатуру или просто возвращение предмета на свое место. После уборки пространство начинает выглядеть менее хаотично, а это способствует ясности мысли. У вас уже был подобный опыт: на прошлой неделе вы провели скоростную уборку в офисе.
Категоризировать
Категории — основа организованной системы. Вы обретаете реальную силу, когда с первого взгляда можете сказать, сколько у вас тех или иных вещей. Дома в необходимости категоризации можно убедиться на примере кухонной утвари, продуктов и моющих средств. Если они категоризированы, вы точно знаете, когда покупать мыло, а когда — макароны. И рассортировать таким образом можно все — от канцелярских принадлежностей до документов. К примеру, если вы объедините маленькие предметы в одну категорию, гарантирую, вас удивит, сколько в вашем кабинете скрепок, кнопок и скотча. Пока они не собраны в одном месте, об их истинном количестве можно только догадываться. Чуть ниже мы рассмотрим категоризацию документов, связанных с тем или иным проектом. Тип предметов может меняться, но принципы организации остаются неизменными.
Организовать
Последняя часть Волшебной формулы — организация категорий таким образом, чтобы зона, в которой мы наводим порядок, стала приятной глазу и функциональной. На этой неделе мы наведем порядок в ящиках стола. Я научу вас применять формулу и расскажу о средствах, которые навсегда сохранят в ящиках чистоту. Если в вашем офисе этих средств не окажется, купите их — стоят они недорого. (В конце концов, если вы уйдете с этой работы, купленные вами инструменты организации можно будет забрать с собой.) Должным образом организованные ящики повысят продуктивность вашей работы.
тридцатиМИНУТНАЯ СКОРОСТНАЯ УБОРКА
Вы уже опытный уборщик, так что устанавливайте таймер на 30 минут и ныряйте в свои ящики. Я знаю, что это страшно — именно там оказывается вся офисная мелочь, которую туда запихивают. Я хочу, чтобы в следующие 30 минут вы забыли о жалости. Если этот предмет не используете, если он не нужен или не нравится — в мусор! Если вы считаете, что какая-то из вещей пригодится вам дома, откладывайте в отдельную кучку. Предмет принадлежит кому-то еще? Вернете его сразу по истечении получаса. Одна просьба: если у вас есть ящик для документов, забитый именно документами, не трогайте его до следующего месяца. А вот все, что не связано с документами, переберите. Обычно задняя часть ящика превращается в мертвую зону. Ну-ка, что вы там прячете? Таймер сработал, теперь посмотрим, что у вас осталось, и займемся организацией. Вот несколько подсказок. На данном этапе мы ищем предметы, от которых можно немедленно избавиться. Если вы не уверены — стоит ли выбросить вещь, задайте себе вопрос: когда я использовал ее в последний раз? Если это было давно (или этого не было никогда) и вы храните эту вещь «на всякий случай», советую расстаться с ней. Помните: скоростная уборка — это один из способов овладения первой частью Волшебной формулы.
Избавьтесь от следов фастфуда
Один из ваших ящиков забит предметами, оставшимися от обедов и перекусов? Палочек там больше, чем в китайском ресторане? Салфетки, пластиковые приборы — помните, вы их не покупали, вы купили еду, а они достались бесплатно. Так что либо отнесите это на офисную кухню, либо просто выбросьте.
Если у вас несколько меню из разных заведений, где вы заказываете еду, соберите их вместе. Позже можете вложить в скоросшиватель (это зависит от того, сколько у вас меню и как часто вы ими пользуетесь). Если работаете на ресепшен, разложите меню в алфавитном порядке по прозрачным файлам скоросшивателя с твердой обложкой, который любой сотрудник офиса сможет взять с вашего стола, и снабдите его надписью «Меню».
