Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове - страница 104

Поздравьте себя с окончанием еще одного месяца непростой работы. Вы определенно заслужили награду. (Интересно, что это будет?)

СЕНТЯБРЬ: КРАТКОЕ ИЗЛОЖЕНИЕ

ПЕРВАЯ НЕДЕЛЯ

Научитесь проводить время в пути на работу с пользой.

ВТОРАЯ НЕДЕЛЯ

Попробуйте изменить не устраивающую вас ситуацию на работе, перейдя на джобшеринг, скользящий график или частичную занятость. Не слишком ли загружены различными занятиями ваши дети? Проверьте их расписание. Убедитесь в том, что все члены семьи находятся на связи друг с другом.

ТРЕТЬЯ НЕДЕЛЯ

Хотите работать дома? Тогда тщательно спланируйте обустройство своего домашнего офиса.

ЧЕТВЕРТАЯ НЕДЕЛЯ

Воплотите план создания домашнего офиса в жизнь.

Кто смотрит наружу — спит; кто смотрит внутрь — бодрствует.

Карл Юнг

Итак, вы обустроили домашний офис. Это была непростая задача, но есть и посложнее: как поддерживать в нем порядок, если вы, к примеру, часто ездите в командировки? Это довольно распространенная проблема, для решения которой нужны проработанный до мелочей план и опыт. В этой главе я попыталась собрать всю информацию, необходимую для составления плана, который будет соответствовать не только вашему офису, но и вашему образу мышления. В конце концов, далеко не каждый деловой человек — прирожденный коммивояжер.

РАБОЧАЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: ОБНОВИТЕ КОНТАКТЫ

Мало кто из моих друзей и клиентов вовремя обновляет контакты. Не висят ли на вашем мониторе и на столе клейкие листочки с телефонными номерами, которые надо бы внести в адресную книгу и в мобильный телефон? Не встречаются ли в списке контактов номера людей, с которыми вы уже не общаетесь или которые, увы, покинули этот мир? Вот вам задание: ежедневно в течение пяти минут вносите в список столько номеров, сколько сможете. Через три недели это войдет в привычку, и затем вы с легкостью будете поддерживать порядок в списке контактов.

ДОМАШНЯЯ ПРИВЫЧКА МЕСЯЦА: БУДЬТЕ БЛАГОДАРНЫ

Ежедневно перед сном уделите минуту обзору прошедшего дня и запишите три вещи, за которые вы кому-то или чему-то благодарны. Если получится, составьте список на основе того, чем занимались за день. Этот список поможет вам вызвать чувство признательности. И помните, что он может включать в себя самые банальные вещи. Вот несколько примеров: я благодарен за то, что утром меня пропустили на съезде с шоссе, что весь день у меня не было проблем с секретаршей Пэм и что телефонные переговоры прошли успешно.

Первая неделя

Синхронизация

На этой неделе вы можете:

Собрать воедино различные инструменты, имеющиеся в вашем распоряжении.

Необходимое время: от 120 минут (в зависимости от ситуации).

За эту неделю мы постараемся синхронизировать все инструменты, которые вы используете для работы. Сейчас ваш ноутбук, офисный компьютер, календарь и портфель похожи на спутники, которые независимо друг от друга вращаются вокруг планеты «Вы». Наша задача — превратить их в элементы одной солнечной системы.

РЕШИТЕ, БРАТЬ ЛИ С СОБОЙ ФАЙЛЫ

Если вы читаете эту книгу с самого начала, проходя месяц за месяцем, у вас уже есть файловая система. Если ее до сих пор нет, придется вернуться назад и все же создать ее. Файлы — хранилище необходимых вам материалов, но, к сожалению, картотеки нередко превращаются либо в архив, либо в шкафы для сувениров.

У топ-менеджеров, с которыми я работаю, файлов не бывает вовсе. Им не нужно хранить информацию и иметь к ней мгновенный доступ — зато у них есть помощники, которые этим занимаются. В каком-то смысле продуманная файловая система может заменить вам помощника. Безусловно, создание такой системы — один из самых сложных этапов. Но через несколько месяцев силы и время, потраченные на нее, окупятся с лихвой.

Отправляясь в командировку, вы, возможно, захотите взять файлы с собой. Но, согласитесь, трудно бывает понять, что именно класть в багаж. И тогда вы говорите: «Не знаю, что мне понадобится, — возьму-ка с собой все файлы». А ведь если бы вы все-таки приняли решение, это значительно облегчило бы командировочную жизнь.

Собирая файлы, подумайте, нет ли возможности взять лишь самые нужные? Некоторые профессии предполагают работу с большим количеством документов, и для них такие операции вряд ли будут актуальны. Но если вы не адвокат и не риелтор, скорее всего, сможете серьезно урезать количество документов, которые затем возьмете в дорогу.