Весь год вы пытаетесь выработать новые привычки. Как я уже замечала в предыдущих главах, психологи утверждают, что для формирования привычки необходимо три недели. Испытывая программу, систему организации или инструмент, не бросайте это дело сразу — потерпите три недели. За один или два дня мало что можно понять — вы просто в очередной раз отдадитесь во власть нежелания меняться.
НЕ ЗАБУДЬТЕ О МАЛЫШАХ
Нет, малыши — это не дети и не ваши друзья небольшого роста. Я имею в виду коммуникатор, телефон и прочие компактные электронные устройства. Если вы, скажем, ездите в командировки на машине и у вас есть GPS-навигатор, не забудьте загрузить в него последние обновления карт. Отметьте это в календаре, внесите в список дел или, наконец, поставьте напоминатель в Outlook.
Синхронизируйте свои гаджеты, чтобы информация, которая в них содержится, не устаревала и они «говорили» друг с другом на одном языке. Однажды я уронила телефон в лужу, он сломался, и я осталась без списка контактов. Позже выяснилось, что этой неприятности можно было бы избежать, если бы я заказала у своего оператора сотовой связи услугу автоматического обновления списка контактов и сохранения его на сервере. Как ни банально это прозвучит, но читать инструкции к электронным устройствам очень полезно. На худой конец вы всегда можете попросить о помощи разбирающихся в технике друзей.
Прежде чем завершить занятия на этой неделе, замечу, что на организацию инструментов, которые вы возьмете с собой в командировку, придется потратить немало времени, зато на поддержание порядка в системе у вас уйдет лишь несколько минут. Вам кажется, что и несколько минут — это много? Но ведь такова жизнь: вы следите за своим весом, тратите время на отношения с друзьями, ухаживаете за садом и за домом… Список можно продолжать бесконечно. Какой смысл жаловаться на то, что является неотъемлемой частью человеческого существования? Подумайте лучше о том, насколько лучше вы будете работать, зная, что все ваши инструменты представляют собой единое целое.
Вторая неделя
Сборы в последнюю минуту
На этой неделе вы можете:
Приготовиться к отъезду и подготовить к своему отъезду офис.
Необходимое время: не более 120 минут.
Не успели вы прийти на работу, как начальник сообщает, что вы едете на конференцию в другой город. Сначала думаете, что, возможно, вам закажут номер в хорошем отеле, что тема конференции может оказаться интересной… А потом у вас внутри все обрывается. А как же работа? Спецпроекты, которые без вас просто встанут? И что, интересно знать, скажут родные? Так возможность превращается в петлю, которая медленно затягивается на вашей шее. На этой неделе мы сделаем шаг назад и составим план.
Ваша подготовка будет состоять из двух этапов. Первый: выясните, что нужно сделать, чтобы ни текущая работа, ни ваши проекты не остановились на время командировки. Второй: решите, что нужно предпринять на семейном фронте, чтобы командировка не вызвала проблем. Если у вас есть дети, ситуация осложняется. Но давайте разберем все по порядку.
ПОДГОТОВЬТЕ ОФИС К СВОЕМУ ОТЪЕЗДУ
Подготовка офиса в данном случае будет аналогична той, что вы проводили в прошлом месяце, когда собирались в отпуск. К этому времени и в картотеке, и на столе у вас должен быть порядок — так коллеги смогут найти то, что им понадобится в ваше отсутствие. Только в отпуске вам меньше всего хотелось бы слышать звонки с работы, а сейчас вы заинтересованы в том, чтобы быть на связи.
Если в вашем кабинете имеется какая-либо конфиденциальная информация, спрячьте ее от посторонних глаз в картотечный ящик или в стол. Личные бумаги отвезите домой.
Я уже не раз упоминала одно из основных правил дзен-организации: разбивайте любую задачу на отдельные этапы — и вас ждет успех. В данном случае нужно составить список дел, которыми вы занимаетесь ежедневно. Решите, какие из них могут подождать до вашего возвращения (пометьте буквой A) и какие на время вашего отсутствия можно поручить помощнику или коллеге (буква Б).
Это лучше сделать заранее, а не в последний день: если человек, который будет вас прикрывать, никогда раньше не занимался работой, подобной вашей, ему потребуется тренировка, а вам придется побыть в роли наставника или написать подробную инструкцию.
