Настольная книга по консенсусу - страница 23
Решите на собрании, как будет распространяться протокол. Кому нужны копии? Насколько широко вы хотите распространять его? Будет ли он распечатан, прислан на электронный ящик или размещён на сайте группы?
Вы также должны продумать способ долговременного хранения протоколов в надёжном и легкодоступном месте, например, в бумажной папке или интернет-архиве.
Конфиденциальность и безопасность
Протоколы содержат множество деталей о вашей группе и отдельных её участниках. Некоторая информация может быть конфиденциальной и должна оставаться только внутри группы (например, если вы группа, проводящая кампанию, вы не захотите раскрывать свои планы застройщику, с которым вы боретесь). Группой разработайте правила безопасности и определите уровень конфиденциальности, ожидаемый участниками. Согласуйте, насколько доступными будут протоколы: только на бумаге для внутреннего пользования, в интернет-рассылке или опубликованы на сайте вашей группы, чтобы все могли их видеть? Какие детали должны быть записаны?
Основы составления протокола
Хорошие протоколы:
Точные: записывайте предложения и окончательные решения слово в слово и перечитывайте их, чтобы убедиться в точности. Отделяйте факты от мнений. Факты — объективны и неопровержимы; мнение — это личный взгляд.
Согласованные: избегайте искажения чьего-либо мнения, спрашивая согласия с протоколом. Если протокол распространится дальше, чем просто среди присутствующих, получите согласие перед тем, как распространять его.
Доступные: используйте понятный язык: опустите жаргон, шутки и личные сокращения. Подходит ли всем электронная почта? Каждый ли сможет открыть электронный документ в том формате, который вы используете? Нужны ли вам копии с крупным шрифтом для людей с нарушениями зрения?
Распределяют обязанности: убедитесь, что мероприятия к исполнению сопровождаются графой «Кто» и «К какому сроку». Если в протоколе чего-то из этого не хватает, вы должны подойти к людям и выяснить, что они будут делать. Если человек был выбран для задания в своё отсутствие, сверьтесь с ним прежде, чем он прочитает об этом в протоколе! Если человек не может выполнить задание, найдите того, кто сможет.
Краткие, но информативные.
Понятные: пишите протоколы так, чтобы любой из отсутствующих на собрании смог понять их. Так ваши протоколы будут понятными и доступными для восприятия.
Завершённые: убедитесь, что упомянутые документы или прикреплены, или имеются ссылки на них, чтобы люди могли найти их.
Распространённые: работа не заканчивается на том, чтобы просто напечатать их!
III. Фасилитация процесса достижения консенсуса в больших группах
Попытки прийти к консенсусу в больших группах влекут за собой определённые сложности. Условия достижения консенсуса здесь по-прежнему применимы, но его может быть сложнее достигнуть в большей и более разнообразной группе. Вы используете обычный процесс достижения консенсуса, но помните: каждый шаг может занимать больше времени и требует особых инструментов фасилитации. Консенсус требует активного участия каждого, а этого сложнее добиться в большой группе людей. Но, когда всё работает, процесс консенсуса в больших группах может быть весёлым и вдохновляющим!
Ниже вы найдёте множество практических советов, как заставить консенсус работать в больших группах, включая план совета представителей нескольких аффинити-групп, который успешно используется группами, состоящими из сотен и тысяч человек.
В этой главе мы сосредоточимся на том, как принимать решения путём консенсуса в больших группах, но многие инструменты, о которых мы будем говорить, можно использовать не только для принятия решений, но и для обмена информацией и идеями. Имейте в виду, что в любой организации или сети решения обычно легче и лучше всего принимаются людьми, которых эти решения непосредственно затрагивают. Убедитесь, что вы не пытаетесь решить вопросы в больших группах, которые можно и следует решать на более низком уровне.
Условия достижения консенсуса в больших группах
Консенсус в большой группе влечёт за собой определённые сложности. Большие группы могут:
