Настольная книга по консенсусу - страница 25

Собрания большого количества людей нуждаются в более тщательном приготовлении и планировании. Чёткая структура может быть полезной, но одновременно слишком сдерживающей. Постарайтесь добиться баланса между структурированностью и свободным течением. Решите, какие вопросы необходимо обсудить и согласовать со всеми, а какие можно поручить малым группам.

Время: при проведении собраний больших групп отводите больше времени на полноценную дискуссию и предоставление возможности высказаться и выслушать всех желающих. Прерывание обсуждения и форсирование принятия решения оставит многих людей с чувством бесправия и разочарованности.

Фасилитация: вам понадобится команда фасилитаторов, которые должны быть беспристрастными и чётко знать, что именно они делают: кто-то фасилитирует, кто-то следит за руками, кто-то ведёт записи на флипчарте, кто-то следит за временем, кто-то встречает людей и предлагает еду и напитки.

Процесс достижения консенсуса в больших группах

Решения, принятые в больших группах, могут быть вдохновляющими: приятно коллективно приходить к хорошему решению и видеть, что все его поддерживают. Однако, чтобы это было возможно, нужно продумать, как адаптировать этот процесс и разобраться со всеми преградами, с которыми сталкиваются большие группы.

Шесть стадий процесса достижения консенсуса совпадают со стадиями, предусмотренными для малых групп, но на одних стадиях необходимо участвовать всем членам собрания, а другие можно пройти, разделившись на малые группы, чтобы обеспечить более глубокое обсуждение и участие. Процессы, разработанные для больших групп, включают делегирование, большие пленумы, разделение на малые группы и совет представителей. Обычно для проведения слаженного и успешного собрания используется комбинация этих процессов.

Делегирование и подотчётность

Некоторые вопросы достаточно важны, и каждому следует участвовать в их обсуждении и принятии решения. Однако большие группы людей имеют тенденцию постоянно вмешиваться в мельчайшие детали всей работы из-за нехватки доверия или воображения, что приводит к тому, что каждая деталь обсуждается в большой группе. Но действительно ли необходимо, чтобы каждый обсуждал точный подбор слов пресс-релиза или порядок выступления групп на благотворительном концерте?

Золотое правило: в принятие решения должны быть вовлечены те, на кого это решение непосредственно повлияет. Принимайте решения о линии поведения и структуре работы всей группой и делегируйте реализацию и детализацию рабочим группам. Давайте людям работать, руководствуясь групповыми принципами и совместно принятыми соглашениями. Таким образом вы сохраните время и избежите разочарования.

Подотчётность — важный фактор в налаживании доверия. Она также затрудняет аккумуляцию власти у одного человека и позволяет избежать коррупции — распространённых подводных камней организации на любом уровне. Включайте в программу регулярные отчёты, чтобы вся группа была проинформирована о работе подгрупп, и о том, что все группы точно представляют большую группу и действуют в рамках своих полномочий.

Большие пленарные заседания

Большие пленарные заседания, когда вся группа собирается в одном месте, могут использоваться для обмена информацией, внесения предложений и принятия окончательных решений.

Тем не менее пленумы менее приспособлены для обсуждений, в которых задействован каждый. При обсуждении в больших группах часто доминируют несколько уверенных в себе личностей — большинство людей чувствуют себя неуверенно, выступая перед сотнями людей. Также существуют временные ограничения: если каждый будет говорить в течение 3 минут на собрании из 200 участников, это займёт, по крайней мере, 10 часов! Пленумы также ограничивают количество участников: слишком много людей, и люди не в состоянии слышать, видеть друг друга или даже поместиться в одну комнату.

Если вы проводите большое пленарное собрание, задумайтесь о том, как увеличить его доступность и вовлечённость в него участников. Можно ограничить количество выступлений на одного человека, отдавать предпочтение тем, кто ещё не говорил. Для соблюдения ясности, регулярно подытоживайте и записывайте ключевые слова, чтобы их все видели. Убедитесь, что все слышат друг друга. Для этого может понадобиться звукоусилительная аппаратура.