Вы можете либо составить повестку в начале собрания, либо подготовить её заранее. Важно, чтобы каждый имел возможность добавить пункт и чтобы повестка была согласована со всеми участниками собрания.
Чтобы составить повестку, вначале определите цели собрания, а затем соберите пункты повестки со всей группы, желательно заранее. Оцените время, необходимое для каждого вопроса. Подумайте о приоритетах для этого собрания: что можно отложить на другой раз или обсудить в отдельной рабочей группе? Подумайте об эффективных инструментах для ведения спорных дискуссий. Решайте трудные вопросы после того, как группа разогрелась, но до того, как все устали. Чередуйте короткие и длинные вопросы. Чем должно начаться и закончиться собрание? Запланируйте перерыв, особенно если собрание длится больше, чем полтора часа. Запланируйте подведение итогов и оценку собрания ближе к концу, чтобы в следующий раз не повторять ошибки.
Запишите предложенную повестку, чтобы все могли её видеть (например, на доске или флипчарте) или сделайте копии на всех. Это будет полезно во время собрания, а также демократизирует процесс формирования повестки.
Подумайте, что вы сможете убрать или урезать, если обсуждение превысит предполагаемые временные рамки. Имейте в запасе пару предложений.
Пример повестки встречи для кампании протеста против вырубки лесопарковой зоны в г. Минске
Начало в 19:00.
Представление темы (10 мин).
Резюме деятельности кампании (5 мин).
Отчёт от рабочих групп: работы с прессой, финансовой, исследовательской, организации стендов (20 мин).
Должны ли мы встретиться с властями? (30 мин)
Перерыв (20 мин).
Действия в конце года — когда и где (10 мин).
Организовать больше стендов/листовок (30 мин).
Следующее собрание (5 мин).
Другие дела (10 мин).
Подведение итогов и оценка (10 мин).
Конец 21:30.
Как хорошо начать собрание?
Приветствуйте каждого прибывшего и узнавайте, кто они. Некоторые группы назначают встречающего или «привратника». В этом случае каждый будет дружелюбно встречен, узнает, где расположены туалеты, напитки, еда и аварийные выходы, и будет введён в курс дела и обсуждения в случае опоздания.
Представьтесь и объясните роль фасилитатора (-ов).
Организуйте упражнения для знакомства. Что это будет, на самом деле зависит от группы. Это могут быть формальные упражнения на сближение или непринуждённая беседа на пару минут — что бы вы ни делали, убедитесь, что никто не исключён, особенно из числа новеньких. Если люди не знают друг друга или присутствуют новые члены группы, пусть каждый представится — это действительно важно для принятия новых людей. Попросите людей сказать о себе больше, чем просто назвать своё имя. Вы можете попросить каждого сказать пару предложений о том, почему они здесь, или поделиться интересными способностями, которые у них есть (например, «Я могу сочинять стихи на монгольском»). Или спросите об их любимом цвете, еде и т. д. Если присутствует слишком много людей, это можно сделать в небольших группах.
Убедитесь, что люди знают, как проходит собрание: объясните временные рамки, предмет, цели собрания, процесс принятия решений, ответственность фасилитатора и цели группы.
Согласуйте с группой, какое поведение допустимо или недопустимо на собрании (например, говорит один человек за раз, никаких сексистских или расистских высказываний, никакого доминирующего или угрожающего поведения). Эти правила могут касаться нескольких собраний или быть уникальными для конкретной встречи. Это групповое соглашение будет полезно вывесить на всеобщее обозрение, чтобы напоминать людям, о чём они договорились.
Объясните предложенную повестку, затем выслушайте комментарии и внесите необходимые изменения. Не тратьте половину собрания, обсуждая, какие вопросы должны обсуждаться и в какой последовательности, — при необходимости, будьте настойчивы. Выделите время для каждого пункта и установите реалистичное время окончания собрания. Придерживайтесь его. Используя метод принятия решения путём консенсуса, сделайте допущение для дополнительного времени, чтобы более детально обсудить проблему при необходимости.
