Настольная книга по консенсусу - страница 18

Больше об этом смотрите в главе 1 «Принятие решений путём консенсуса».

Фасилитация собраний: от начала до конца

В этом разделе мы рассмотрим те задачи, которые, возможно, потребуется взять на себя фасилитатору собрания. Чем бы ни занималась ваша группа, хорошие собрания жизненно необходимы для успешной совместной работы. Все собрания разные. Не все упомянутые пункты могут быть подходящими — используйте свою проницательность и нововведения. Несмотря на то, что эти задачи важно выполнять, это не значит, что это всё должен делать фасилитатор! Привлекайте желающих из группы к помощи в фасилитации. Убедитесь, что цели группы и ожидания участников от фасилитатора всем ясны. Это позволяет надлежащим образом использовать инструменты и предложения.

Подготовка собрания

1. Найдите время, когда большинство людей смогут прийти. Примите во внимание типичные ежедневные занятия, такие как уход за детьми, работа, время ужина.

2. Найдите место для собрания, достаточно большое, чтобы вместить всех с комфортом. Убедитесь, что место доступно: может ли человек на инвалидной коляске или с нарушениями слуха поучаствовать в собрании, насколько это легко для него? Не отпугивает ли кого-нибудь само место проведения (бары или религиозные места могут иметь такой эффект)? В конце концов, ясно ли вы объяснили расположение в своём объявлении о собрании? В главе 8 «Преодоление разрыва между теорией и практикой» описано, как договариваться о доступном месте, а также упомянуты другие практические вопросы (здесь).

3. Проверьте, есть ли у кого-нибудь в группе особые потребности, так вы сможете подготовить фасилитацию в соответствии с ними: даже небольшие изменения в стиле фасилитации и внимательный выбор упражнений могут помочь людям с ограниченными возможностями принять полное и активное участие в собрании. Наиболее важный шаг — поговорить с каждым, кто сталкивается с проблемой доступности, в идеале заранее. Они лучше всего подскажут, каким образом фасилитатор может вовлечь их в групповую работу. Это может помочь понять отношение людей к своему участию: кто-то хочет принимать полное участие в собрании группы, в то время как другой может вообще не беспокоиться, что он не пишет что-то на флипчарте вместе с остальными. Осведомлённость об их отношении может также помочь вам оценить, в чём и как предложить поддержку — один человек может быть признательным за постоянное внимание к нему со стороны фасилитатора, а другому оно может показаться смущающим или раздражающим! Осознание этих пожеланий поможет вам подготовить упражнения и правильно распределить время.

4. Подготовьте эффективную повестку собрания.

5. Убедитесь, что каждый проинформирован о времени, месте и содержании собрания. При необходимости разошлите предварительные материалы. Не полагайтесь только на почту или социальные сети, если вы не уверены, что каждый имеет доступ к Интернету или регулярно им пользуется.

6. Учитывайте физические условия, такие как температура, качество воздуха, видимость и слышимость. Подумайте о любых возможных специфических нуждах и о том, как их удовлетворить. Организуйте сидячие места так, чтобы все были включены, — некоторые группы считают круг наилучшим вариантом, потому что это позволяет всем видеть друг друга, в то время как другие группы предпочитают ряды, таким образом, чтобы люди могли выбрать место в соответствии с тем, насколько вовлечёнными в группу они себя ощущают. В случае рядов многие группы считают удобным «V»-образное расположение (подобно журавлиному клину).

7. Соберите материалы, необходимые для собрания, например, часы, ручки, маркеры, доски, письменные презентации и предложения.

8. Найдите помощника фасилитатора, который сможет при необходимости сменить основного фасилитатора, если тот устанет или захочет принять более активное участие в дискуссии.

Повестка собрания

Хорошо структурированная повестка крайне необходима для успешного собрания. Фасилитатор может помочь группе составить повестку, которая будет сосредоточена на целях собрания и будет реалистичной. Помните: если собрание длится всего один час, на повестке должны быть только те пункты, которые можно решить за этот час!