Наверняка умному образованному человеку подобает использовать именно такой стиль.
Это глубочайшее заблуждение. Длинные слова и сложные предложения уместны в учебниках или бумажных письмах, но не в электронной почте. Книги пишутся для размышлений, а функция деловой переписки – быстрый обмен данными. В первом случае вы размышляете над прочитанным, во втором – поддерживаете диалог.
Длинные запутанные предложения и непонятные термины не облегчают обмен информацией. Вместо того чтобы ускорить процесс, они тормозят его.
Некоторые люди используют слова, не зная их точного значения. Зачастую такой человек даже не дает себе труда заглянуть в словарь, – он просто вставляет приглянувшееся словцо в e-mail и уповает на лучшее. Или излагает свои мысли тяжелыми запутанными фразами. Ему кажется, что, выражаясь книжным языком, он будет выглядеть умнее.
Встречаются и те, кто владеют языком виртуозно: они играючи составляют сложные синтаксические конструкции и знают множество звучных редких слов. Нередко такие люди используют свои умения, чтобы блеснуть начитанностью и образованностью, даже если догадываются, что адресат не поймет написанного. Это обычные хвастуны, которые обожают пускать пыль в глаза.
Оба подхода непродуктивны. Слова и предложения предназначены для выражения мыслей. Это не платиновые часы, которыми можно похвалиться перед друзьями. Если слова не вписываются в контекст, они не имеют смысла. В деловой переписке ценится ясность, а не литературный стиль. Порой длинные слова и сложные предложения уместны, но такие случаи нечасты.
Простота и доходчивость деловой корреспонденции ценятся выше литературных изысков. Первая фраза хорошо написанного абзаца дает понять, о чем пойдет речь, а продолжение развивает основную мысль.
Босс в роли редактора
При пересылке электронного письма внутри компании, вашим коллегам и начальству, приходится подчищать или, того хуже, переписывать текст. Высокая ответственность – и высокая зарплата – напрямую связаны со способностью письменно выражать свои мысли, хотя люди нередко забывают об этом.
Определите предмет обсуждения в самом начале письма. Первые строки не должны сбивать адресата с толку или создавать интригу.
Функция электронной почты – оперативный обмен информацией, поэтому сообщения должны быть краткими и четкими. Старайтесь формулировать мысли просто и ясно. Это ценится превыше всего.
Как надо
• Выбирайте понятные общеизвестные слова.
• Используйте короткие предложения.
• Начинайте предложение с подлежащего и сказуемого.
• Делайте абзацы короткими – пусть адресату будет удобно читать текст.
Как не надо
• Избегайте длинных, редких, непонятных слов.
• Не перегружайте письмо сложными фразами. Это не роман.
• Не ставьте подлежащее и сказуемое в конец предложения.
• Не делайте абзацы слишком длинными. Это отбивает желание читать текст.
• Не путайте электронное письмо с литературным текстом.
Поучительная история
Я снял трубку и услышал знакомый голос. Вице-президент крупной международной корпорации рявкнул:
– Что вы от меня хотите?
Я был в Чикаго. Он в Париже. Едва не лишившись дара речи, я пролепетал:
– Видите ли, я… я…
Спустя секунду я понял, что случилось. Во всем виновато мое письмо. Сумбурное и невнятное. Он был вынужден разыскать меня, чтобы разобраться. Я отнял у него драгоценное время.
Меня спас инстинкт самосохранения. Я собрался и скороговоркой выпалил основные тезисы, которые должен был изложить в письме. Так я получил урок на всю жизнь. Если ты пишешь e-mail, сразу бери быка за рога и постарайся донести главное.
