В первой же фразе дайте понять: ваша цель – проинформировать получателя. Иначе вы рискуете вывести его из себя.
Держать людей в курсе событий – благое дело, но не стоит заставлять их читать письма, которые не требуют срочного внимания. Если вы не укажете в первой строке, что просто сообщаете свежую информацию, вы невольно введете адресата в заблуждение. Мало написать это в теме письма. Если у человека много дел, он открывает письма одно за другим, не глядя на темы. Предупредите его, о чем пойдет речь, в начале текста.
Помните, электронное письмо – синоним действия
Деловые люди открывают e-mail, чтобы выяснить, что нужно сделать: принять решение, ответить на вопрос, исправить положение, назначить встречу, проанализировать план и так далее. Это значит, что получатель ищет призыв к действию.
Информационное письмо не требует принятия мер. Если отправитель не обозначил свою цель в теме письма и в первой фразе, он сбивает людей с толку. Читая ваше письмо, они не должны ломать голову, пытаясь понять, что нужно сделать.
Семь раз отмерь
Информационное письмо чем-то похоже на «письмо счастья», которое требует, чтобы человек немедленно разослал его десятку адресатов. Если вы получили такое письмо, подумайте, нужно ли пересылать его дальше. Иногда в этом нет ни малейшей необходимости.
Скорость электронной почты побуждает нас транслировать слишком много информации. Заваливая ящики коллег ненужными письмами, вы выглядите незрелым юнцом. Опытный сотрудник умеет различать сведения, необходимые боссу, и те, которые попросту отнимают время.
Ваше письмо могут удалить, не читая
Человек, который каждый день получает пару сотен писем, может удалить информационное письмо, пробежав первую строку, или отложить его на потом. Такие сообщения читают только по доброй воле.
FYI… To make sure we’re on the same page…
Heads up… This is just to tell you…
This is to inform you… For your information/files…
Just so you know… I wanted to let you know that…
Нередко приходится слышать, как люди жалуются на информационные письма.
• У меня полно дел! Если бы я хотел это знать, я задал бы вопрос сам!
• Я убил на это проклятое письмо уйму времени, а толку – ноль!
• Как меня бесят письма «к вашему сведению», где тема не названа сразу!
