Пожалуйста, когда речь идет об общении, поступайте наоборот. Лучше позвонить, чем написать и лучше спросить лично, чем позвонить. Хотя бы потому, что письмо требует больше времени, чем звонок. Не говоря уже о том, что по телефону можно сто раз все уточнить, переспросить, обсудить еще пару мыслей, о которых вы не собирались писать.
Преимущество живого разговора том, что вербально передается только 20 % информации, а невербально — остальные 80 %. В личном общении вы за меньший срок и наиболее доходчиво сможете донести или воспринять смысл.
Это не отменяет правил письменной коммуникации. Обсудив поручение устно, вы можете (и должны) кратко продублировать его письменно.
Задание 6. Соберите бумажные документы, которые нельзя выбросить, в лотке для бумаг. Проанализируйте каждый. Выявите действия, выполните то, что можно сделать не сходя с места и сделайте это, остальное занесите в списки дел. Рассортируйте документы любым удобным образом. Просмотрите списки дел и удалите неактуальные действия.
Обзоры и планирование
Венец и вершина системы. Инструмент, способный полностью изменить вашу жизнь.
GTD можно использовать двумя способами — как помощника и как локомотив. В первом случае он прибавляет производительности, помогает не утонуть в море информации. Во втором — снабжает вас лестницей в небо.
Как материя делится на молекулы, атомы и элементарные частицы, так и вся жизнь, по сути, — последовательность элементарных действий, продуцированных случайностью и намерениями. Ретроспективно большие задачи предстают последовательностью шагов, по которым просто нужно было пройти, и которую формируют обзоры и планирование.
Обзор задач неотрывно связан с планированием, потому что это две стороны одной медали. Дэвид Аллен рекомендует проводить обзоры постоянно, раз в неделю, месяц, квартал, полугодие и год — каждый раз обдумывая цель все большего масштаба.
Я рекомендую делать еще и ежедневный обзор задач перед и после работы. Во-первых, это поднимает продуктивность дня, ведь утро над задачами настраивает14 на рабочий лад. Во-вторых, это хороший способ оперативного планирования. Обстоятельства могут меняться настолько стремительно, что запланированное вчера наутро уже не актуально.
Еженедельный, ежемесячный и т.д. обзоры призваны показать, как идут дела по отношению к соответствующего уровня целям. Во время них вы сверяетесь с тем, что хотели получить, что получили на самом деле и что, исходя из этого, планируете.
Как и все в GTD, это просто. Требуется 15–20 минут каждый день, час — раз в неделю и дополнительный час раз в месяц. Все, что нужно — открыть список задач на день (если это ежедневный обзор) или по проекту и свериться с идеальной картиной, которую вы себе нарисовали.
Планы
Идеальная картина — камертон, по которому нужно сверить то, как сейчас обстоят дела и то, как они должны быть. Вы можете ее отобразить в виде интеллект-карты или любым другим информативным способом.
План, в данном контексте, — это последовательность шагов по достижению этапов идеальной картины. Гибкая, постоянно пересматриваемая структура, которая зависит от того, как меняются обстоятельства, намерения и сама идеальная картина.
Не стоит думать, что единожды сформулированная цель и созданная по ней идеальная картина не подлежит пересмотру. Наоборот, как и планы, это — живая структура, растущая и изменяющаяся вместе с создателем.
Составляя планы, избегайте косности и закостелености. Работа будет тем лучше и эффективнее, чем актуальнее списки дел по проекту. Это не проект-менеджмент. Когда речь идет о проект-менеджменте, то в пользу максимальной детализации и жесткой привязки ко срокам говорят два довода:
1. Планирует коллективный разум, у которого есть соответствующий опыт. Соответственно, есть альтернативные программы действий, которые так же закладываются в план, если в основном что-то пойдет не так.
2. Имея гораздо больше ресурсов (одна голова хорошо, а две лучше), рабочая группа в состоянии взять под контроль значительно больше деталей, которые могут оказать влияние на ход работ, чем один человек.
