Если вы используете систему без обзора задач по проектам, то вы только реагируете. Вы хорошо справляетесь с большим потоком данных, проворачиваете много работы, но и только. Для тех, кто хочет взять жизнь в свои руки, нужно регулярное планирование, которое невозможно без обзора дел по проектам.
Вы можете не пользоваться никакими тегами (категориями), кроме временных и проектных, потому что они отвечают за 99 % вашей эффективности. Остальное — фишки.
Задание 5
1. Создайте теги с названиями открытых проектов. Используйте названия БОЛЬШИМИ БУКВАМИ. Это удобно и бросается в глаза.
2. Пройдите задачам и разнесите их по проектам.
Контексты и прочее
Следующий шаг, который рекомендуется в GTD — создание контекстных категорий (меток). Как понятно из названия, они объединяют все дела, касающиеся какого-то контекста. Например, метка «Дома» содержит все, что запланировано сделать дома, а метка «В машине» то, что можно сделать за рулем13.
Пока что мне не встречались случаи активного применения контекстов. Поэтому не скажу, что их обязательно стоит ввести и сгруппировать дела еще и под них.
Особняком стоят метки, объединяющие типовые действия. В классике тайм-менеджмента поощряется выполнение одинаковых дел потоком, пакетами. Взялись писать — пишите, звонить — звоните. Это не лишено оснований.
Для того, чтобы сгруппировать дела по типу, тоже можно завести теги. Например, тег «Звонки». Которым удобно пользоваться, если стоишь в пробке или бесцельно ждешь приема у врача. Выбираете все дела под меткой «Звонки» и расправляетесь с ними разом.
Иногда оправдано ввести именные метки. С фамилиями тех, кому отдано поручение. Это удобно для обзора и планирования проектов — выбираете имя и смотрите все, что поручено или нужно поручить сотруднику: выбираете теги «Филиал на Украине» и «Вася» и можете посмотреть то, что по этому проекту должен сделать Василий. Очень удобно.
Если заводить метки по именам лень, тем более что их может быть слишком много, можно пользоваться поиском по задачам, используя имя исполнителя в качестве запроса. Так можно вывести все задачи с этим исполнителем (если вы будете писать имя везде одинаково) или можно выбрать какой-то конкретный проект и сделать поиск только в задачах под ней.
Анонимным гением под псевдонимом «Вася Кислый» предлагается формулировать задачи, в которых фигурирует другой человек, начиная их с его имени. Например: «Андрею — позвонить, поручить создать сайт» или «Андрею — позвонить, спросить, создан ли сайт?».
Список ожидания — как контролировать поручения
Не всегда понятно, как контролировать поручения или поступать с тем, что от нас не зависит. Например, что занести в таск-менеджер, если мы чего-то ждем. В ряде источников рекомендуют «Список ожидания», в котором лежат задачи «Получить ответ от Андрея» но это — плохое решение.
Я категорически против «Списка ожидания» так как мы перестаем быть причиной и становимся ожидающей стороной. Ждем, ждем, а кто-то все не пишет и не делает того, что должен. Удобно, не спорю. Но где эффективность?
Когда отдаются поручения или высказываются просьбы, единственно правильным ходом будет поставить задачу в «Scheduled» или «Waiting», с напоминанием на дату исполнения (лучше чуть раньше), чтобы проконтролировать ее выполнение. Подчиненные проклянут тот день, когда вы начнете так делать.
Потому что каждый раз, в назначенное время им придется предоставить обещанное или «напоминалка» сильно испортит чье-то настроение. Пара случаев и персонал будет отчитываться в исполнении (или неисполнении) сам, как часы.
Отправили Марине письмо с поручением, которое должно быть выполнено завтра в 15–00 и поставили себе задачу на завтра на 14–00 «Марине — позвонить, спросить заказан ли номер для партнеров?».
Это не значит, что каждый раз теперь вы будете спрашивать своих людей за каждый чих. Это значит, что они скоро привыкнут к тому, что вы никогда и ничего не забываете и будут сами отчитываться пораньше, чтобы не терпеть вашего звонка с вопросом «ну что?».
Звонки и письма
Лучше идти, чем бежать; лучше сидеть, чем идти; лучше лежать, чем сидеть; и лучше спать, чем просто лежать.
