Третье. Белое пространство. Оно должно равномерно окружать текст. Если в письме лишь одно или два-три коротких предложения, не печатайте их вверху, но посередине. Белое поле должно быть обязательно сверху, снизу и по бокам. Если вам не хватает одной страницы (правда, лучше, если все умещается на одой странице, чему я вас и попытаюсь научить), то используйте вторую, но не сужайте поля и не печатайте до самого нижнего края.
Составные части письма
Первое, это "шапка", то есть то, что уже отпечатано в верхней части письма с данными вашей фирмы (если вы, конечно, от какой-нибудь фирмы пишете, а не от себя лично). Вот к примеру.
MAGATON'S Department Store
12745 Bulset Strip
Los Angeles, California 941474
June 21, 1994
Второе, это "дата", которая ставится несколькими строчками ниже шапки(хотя это не принципиально и ее ставят и как вообще вверху, так и после шапки).
Cetrum Collection Agency
4376 Hollywood Boulevard
Los Angeles, California 947661
Третье, это внутренний адрес. Хоть адрес вашего партнера есть уже на конверте, тем не менее, он обязательно указывается и в письме.
Dear John Mitchell:
Четвертое, это приветствие: Dear Sir - если вы не знаете, к кому обращаетесь; обращение Gentlemen/ Gentlemen and Ladies приемлемо лишь в тех случаях, когда ваше письмо носит уж совсем дипломатически-официальный характер.
Пятое, это сам текст и шестое, это подпись: Sincerely Yours, Truly Yours, Faithfully Yours, Best regards и так далее. В подписи, как это ни парадоксально звучит, главное — это ваша подпись. Да-да! Если мы доверяем только разным гербовым печатям, то на Западе самое главное — это ваша подпись под всем, что было написано выше. Ваш адрес, телефон (факс) и ваша подпись у них ценятся повыше всех этих наших печатей.
И, наконец, седьмое — это инициалы того, кто это письмо составлял MG/vr. Это как бы вежливое напоминание, кто работал над составлением данного документа, ваши инициалы и через дэш или после двоеточия инициалы секретаря, того, кто все это печатал.
Я обещал рассказать, когда можно писать письма от руки. Видите, я не забыл. В принципе, от руки всегда можно писать, если вы пишете черным стержнем и печатными разборчивыми буквами, особенно, когда вы пишете от себя лично. Тогда письмо получается более интимным, более доверительным. Вы показываете этим, что дело, по которому вы пишете, вас действительно волнует. Это особенно важно учитывать, когда вы, студент из малообеспеченной семьи, или, к примеру, чернобылец, имеете шанс поехать на стажировку по благотворительной линии, или просто отдохнуть в молодежном лагере. Здесь ваш Reference даже желательно писать от руки:
Dear Sir,
I would be very very grateful to your company if I only could use such a wonderful chance to have study practice in the USA where I might have improved my English and met new friends.
Такое послание выглядит наиболее сердечным и заинтересованным, чем, к примеру, напечатанное на лазерном принтере и рисующее в воображении скорей преуспевающего молодого референта, чем нуждающегося в помощи бедного студента. Но не забывайте, что при этом все каноны и форма построения делового письма: шапка, дата, приветствие, сам текст и подпись, — сохраняются. Также учтите, что в английском языке уже давно не употребляется, как в русском языке, пропись, с различными выкрутасами, завиточками и наклоном в правую сторону. У них все пишут прямо, печатными буквами, без всякого наклона, а если и с наклоном, то скорей в левую сторону. Я еще попал в то время, когда в школе нас обучали несуществующей, как потом оказалось, прописи. В институте же нам прямо сказали: "Забудьте то, что учили в школе". Пропись с наклоном, тем не менее существует, ее используют в каких-либо особых случаях: при поздравлении Вас с юбилеем или свадьбой, или если Вам вручают награду английской королевы или почетный крест... Конечно, это нам не грозит (хотя, чем черт не шутит). Ну а так, пропись во всем копирует печатные буквы. И не забывайте, что писать лучше черным стержнем.
Конечно, это не страшно, если ваше письмо и напечатано. На Западе к компьютерам настолько привыкли, что даже друзья пишут друг другу письма на компьютерах - это для них (да уже и для многих нас) привычней и быстрей. Но если вы переписываетесь по делу или работе даже с человеком, с которым у вас достаточно добрые отношения, то и тогда соблюдаются все принципы деловой переписки. Вот посмотрите, чем выделяется письмо моего американского директора лагеря отдыха, который относился ко мне, как к своему сыну.
