Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.
Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".
3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению делопроизводства этих документов.
Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.
При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.
В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю.
Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:
- наименование предприятия,
- входящий номер документа,
- дата регистрации,
- количество листов основного документа и приложений.
На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием:
- номера входящего документа;
- количества листов данного приложения.
3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.
Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.
На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.
В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вестись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и видам документов, а также по видам производства.
Инвентарный учет ведется по карточкам или журналам, имеющим графы, аналогичные графам карточки. Картотеки или журналы учитываются в номенклатуре.
На инвентарный учет берутся подготовленные подлинники технических документов. Копии учитываются за номером оригинала. Если документ изготавливается машинописным способом и черновик уничтожается сразу после изготовления подлинника, то на инвентарный учет берется подлинник, а в журнале (карточке) учета делается отметка об уничтожении черновика.
На документах, взятых на инвентарный учет, проставляется штамп с указанием:
- инвентарного номера;
- даты регистрации.
Штамп с инвентарным номером проставляется:
- на сброшюрованных документах - в верхнем левом углу обложки и
титульного (первого) листа документа:
- на графических документах - над основной надписью.
3.3.4. Дела, журналы, картотеки с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются по общей номенклатуре дел предприятия.
В графе 1 номенклатуры под индексом, присвоенным данному делу, журналу, картотеке, проставляется гриф "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После графы "заголовок дела" вводится графа "фамилии исполнителей", которым предоставлено право пользования делом.
Для подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" делается выписка из номенклатуры, в которую вносятся все дела, журналы и картотеки с таким грифом.
При составлении номенклатуры дел, включающей дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", кроме учета требований общего делопроизводства о порядке комплектования дел в соответствии с различными признаками классификации (номинальный, структурный, предметно-тематический, по срокам хранения и т.д.) должен быть предусмотрен круг лиц, имеющих право пользоваться делом.
