Для выполнения целого ряда работ на стенде может быть привлечен местный вспомогательный персонал (рабочие для монтажа и разборки стенда, помощники на кухне и при приеме гостей, переводчики).
К персоналу стенда, сформированному в зависимости от величины предприятия, относятся:
— представитель предприятия (член правления, исполнительный директор или другое ответственное лицо, уполномоченное руководством предприятия);
— руководство стенда (отвечает за работу стенда);
— стендисты (специалисты, работающие на стенде);
— технический персонал (консультации, демонстрация товаров);
— референты по странам (в случае проведения переговоров об экспорте);
— переводчик;
— ответственный за работу с прессой;
— специалист, отвечающий за справочно-информационную службу стенда;
— обслуживающий персонал (прием гостей, сервис, охрана, уборка).
Это возможный круг специалистов, обеспечивающих работу стенда. Подобные коллективы формировались ранее для участия страны в крупных международных выставках. Постепенно необходимость формирования снова осознается российскими фирмами-экспонентами, стремящимися выйти на международный рынок.
Мотивация и обучение персонала. Каждый член выставочной команды должен быть готов к тому, чтобы во время работы выставки показать себя наилучшим образом. От этого зависит мнение о предприятии как едином целом. Следует подчеркнуть, что работа на выставке — отнюдь не поощрение, а напряженный труд, к которому сотрудники должны быть наилучшим образом подготовлены. Чем более объемной информацией о целях участия в выставке располагает коллектив стенда, чем яснее определены задачи каждого, тем лучше персонал сможет соответствовать предъявляемым к нему требованиям.
Определяющее условие в разработке штатной численности сотрудников — требуемое количество стендистов. В российском лексиконе укоренилось понятие стендиста как лица, работающего на стенде. Как правило, это работник или специалист предприятия, откомандированный на выставку и выступающий как член коллектива, выполняющий определенные обязанности на стенде, в первую очередь, работающий с клиентами и посетителями.
По мнению авторов, при определении этого количества необходимо исходить из целевой задачи участия в выставке — сохранение старых и приобретение новых клиентов, и учитывать:
— число ожидаемых посетителей, в том числе целевых, плотность потока и активность посетителей;
— время работы стенда или раздела;
— количество экспонатов на стенде или в разделе;
— сложность экспонатов и методов демонстрации;
— число стендов или разделов выставки (для возможного изучения партнеров или конкурентов);
— финансовые и трудовые ресурсы;
— другие факторы (физическая выносливость специалистов, трудовое законодательство, наличие в стране проведения ярмарки местных специалистов, визовый режим и т. п.).
Поэтому персонал должен иметь достаточные знания о:
— собственном предложении товаров и услуг,
— ценах и условиях ценообразования,
— конкуренции и предложении конкурентов,
— целевой группе,
— составе посетителей выставки,
— важных клиентах и заинтересованных покупателях.
Помимо этого персонал должен быть проинформирован о правилах и распорядке работы стенда, значении выставки для всей отрасли, месте и территории выставки. Персонал должен быть готов вести письменный учет контактов с посетителями.
Весьма часто у сотрудников бывает мало практического опыта в общении с посетителями, при этом многие убеждены, что умеют это делать. Поэтому выставочная команда должна готовиться и тренироваться для выполнения этой задачи, учиться ведению переговоров, методам аргументации и технике опроса. Лучше всего тренинг перед выставкой осуществлять в ходе семинаров, кроме того, существуют специальные печатные издания, а также учебные видеоматериалы. Нельзя экономить на обучении будущих стендистов.
На торговой выставке нужно завязать как можно больше контактов. Наибольший успех в установлении контактов имеют те, кто умеет привлечь внимание посетителей. Каждого посетителя надо рассматривать как потенциального клиента. Завоевать его — это искусство, которому надо учиться.
