Outlook или его аналоги
Использование электронных программ для хранения информации практично, поскольку большинство систем можно интегрировать в ту, которую вы применяете для работы, что избавляет от необходимости просматривать несколько баз данных, когда вам нужно найти какой-то контакт. Преимущество Outlook в том, что вы можете легко обмениваться и делиться информацией, отправляя карточки с контактными данными – но нужно быть уверенным, что другим участникам вашей сети известно, как пользоваться данной системой, и что она совместима с их программным обеспечением. Однако существует и опасность того, что в случае какой-то аварии с вашим компьютером вы потеряете все свои контакты, если только предусмотрительно не запасетесь резервными копиями. Кроме того, если вы не располагаете удаленным доступом к своей базе данных или не имеете при себе портативного компьютера, то ваша база ограничена стационарным компьютером, и вы можете оказаться отрезанным от своих контактов, когда будете более всего нуждаться в них.
Rolodex
Преимущество использования Rolodex в том, что вы не рискуете потерять все контакты в результате программного сбоя. Еще один плюс в легкости поиска необходимой информации – вы можете структурировать ее в алфавитном порядке, по сферам бизнеса или по календарным месяцам, когда вы познакомились с этими людьми. Недостаток же состоит в том, что по мере роста круга общения – а я знаю людей, чье количество контактов переваливает за 30 000 – Rolodex утрачивает свою целесообразность. Когда цифры становятся слишком большими, замедляется и осложняется поиск информации. В целом же, для небольших сетей при ограниченном доступе к новейшим технологиям Rolodex быстр и эффективен.
Создание собственной базы данных
Одно из лучших решений – создание собственной базы данных в Excel, Access или на основе другого программного обеспечения. Это может быть простая таблица, содержащая всю необходимую информацию. Она может включать в себя следующие категории:
• имя;
• дата знакомства;
• мероприятие;
• тема разговора;
• обещанные последующие действия;
• последний разговор;
• связан с… (здесь вы можете отметить, есть ли среди знакомых этого человека люди, с которыми вы хотели бы встретиться, какие-то определенные группы или люди, уже занесенные в вашу базу контактов);
• прочее.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ СОВЕТ
В графе «Прочее» вы можете отметить ключевые даты, представляющие, по вашему мнению, важность для собеседника (например, дни рождения, годовщины, даты экзаменов, день свадьбы сына/дочери). Со временем вы сможете выяснить, что имеет значение для этого человека и у вас будет возможность поздравить его с этими событиями. Помните, что суть нетворкинга – в создании долгосрочных отношений, а не в заключении однократных сделок. Проявляя внимание к своим знакомым, вы показываете, как много они для вас значат.
Структурируя эту информацию, вы ведете запись своих отношений с этим человеком. Если он когда-нибудь вам позвонит и у вас под рукой будет база данных, вы с легкостью вспомните все подробности знакомства, а если необходимость связаться с этим человеком возникнет у вас, в течение нескольких секунд перед вами окажется вся нужная вам информация.
Виртуальные сети контактов
Как уже говорилось в главе 12, существует множество виртуальных систем нетворкинга. Преимущество хранения контактов в данных системах заключается в том, что они находятся во всемирной паутине и, следовательно, вы можете зайти в них через любой компьютер мира, имеющий выход в Интернет. Недостаток же в том, что, не имея доступа к Интернету, вы отрезаны от своих контактов! Кроме того, вы используете популярные социальные сети, дабы не терять связи со знакомыми. Учитывая темп развития технологии подобных сетей, имеет смысл участвовать в них, создав отдельную базу данных и минимизируя, таким образом, риск потерять свои контакты в результате изменений, внесенных провайдером.
ВЕЛИКОЛЕПНЫЙ СОВЕТ
Какую бы систему хранения информации вы не избрали, помните, что старые данные – это бесполезные данные. В настоящее время люди меняют работу, номера телефонов, домашние и электронные адреса и даже переезжают за границу, поэтому просто необходимо периодически проводить обновления вашей базы данных. Вы можете делать это всякий раз, когда общаетесь с людьми из вашего списка, как представлено ниже, или проводить периодические обновления (например, дважды в год). В любом случае, не забывайте обновлять свою базу данных.
