– Проверить место рассадки участников.
– Подготовить навигационные знаки.
Расставьте цветы, баннеры, штендеры, плакаты, если не сделали это вечером накануне. Расставьте указатели, проверьте лишний раз, чтобы работала вся техника (за час-другой, при удаче, можно успеть привезти запасное оборудование, если у вас почему-то его нет с собой).
Все действия, все списки того, что нужно взять с собой, должны быть продуманы до мероприятия.
Если нужные вещи вы привезли в картонных коробках, пишите на этих коробках, что находится внутри, и нумеруйте их. Так вы избежите неразберихи и сразу же заметите, если что-то пропало, и будете точно знать, что именно. Возможно, у вас хватит времени привезти пропавшее из офиса.
Доставка оборудования на мероприятие похожа на переезд. Вы работаете в одном месте, но на несколько дней совершенно чужая вам гостиница или санаторий становятся вашим местом работы. Поэтому правило о нумерации и надписывании коробок касается любых переездов.
Советы для конференций и семинаров
Регистрационный стол.
Если участников много, расставьте указатели с буквами алфавита (А, Б, В… Я) или блоков (А-Д, Е-З… Э-Я). Участники быстрее найдут, где искать свою фамилию.
Таблички в президиум.
Напечатайте их заранее, но имейте с собой шаблон, так как в случае замены докладчика придется их срочно допечатывать. Сделайте таблички двусторонними. Это продемонстрирует ваше уважение не только к аудитории, но и к докладчикам: они увидят, что о них вы заботитесь не меньше, чем обо всех остальных приглашенных. Докладчики, найдя свои имена на обратной стороне таблички, правильно сядут в президиуме. Если они не знакомы между собой, таблички помогут им познакомиться.
Ознакомьте регистраторов с правилами поведения за регистрационным столом:
– Регистрационный стол – святое место. Здесь всегда должен быть идеальный порядок.
– За столом никогда и ни при каких обстоятельствах нельзя пить кофе, курить.
– На столе не должно быть никакого мусора, обрезков бумаги и т. п.
– Все, что лежит на столе, должно лежать очень аккуратно, ровно и в полном порядке.
– Утром во время регистрации нельзя сидеть. Это возможно только после начала конференции, когда все гости зайдут в зал. Если к столу регистрации подходит Клиент, нужно обязательно сразу же встать.
– Работники компании никогда не должны стоять перед столом регистрации, чтобы не мешать Клиентам. Мы стоим только за столом.
– Специальная ткань или скатерть должны полностью закрывать стол, чтобы не были видны ноги под столом. Это касается как регистрационного стола, так и президиума.
Не забывайте, что лицо мероприятия и встречающие всегда должны быть на месте.
Что входит в понятие «регистрация участников»?
– Выдача персонального бэджа.
– Предоставление всех необходимых материалов (например, папки участника и других раздаточных материалов).
– Предоставление оборудования для перевода.
– Ответы на организационные и технические вопросы.
Проверьте, как ваши регистраторы и весь прочий персонал ориентируются на местности, где проходит мероприятие. Могут ли они ответить, где находится туалет, места для курения, будет ли предоставлено оборудование для синхронного перевода и так далее.
Необходимо вести список пришедших участников, ведь (особенно если у вас были разосланы именные приглашения, а не безличные флаеры или билеты) может случиться так, что к вам на мероприятие пришли не только те, кто зарегистрировался. Поэтому, чтобы потом не было путаницы, необходимо вести учет. Если произошла замена участника, то и в списке поменяйте фамилию. В регистрационном списке отмечают и тех, кто пришел, и тех, кто не пришел. Те, кто проявил свою заинтересованность в мероприятии, но не смог прийти, – ваши очевидные потенциальные Клиенты.
Благодаря такой базе после мероприятия вы сможете послать тем, кто присутствовал на нем, письмо примерно следующего содержания: «Большое спасибо, что вы участвовали», а тем, кто не пришел: «Мне очень жаль, что вы не участвовали, но тем не менее мы надеемся, что вам было бы интересно узнать, что у нас происходило. А происходило у нас следующее…»
