Управление проектами для «чайников» - страница 10
Важная информация, как и достигнутые соглашения, распространяется устно и отсутствует в письменном виде.
• Неточный и несвоевременный контроль за ходом выполняемых работ. Не ведется учет отработанного времени и расхода ресурсов, не регистрируются сроки начала и окончания работ, не проводится регулярное информирование коллектива проекта о ходе работ.
• Люди не чувствуют ответственности за выполнение работ. Исполнители не поощряются за проделанную работу и не несут ответственности за невыполненные обязательства.
• Не учитываются предполагаемые риски и непредвиденные ситуации. Нет анализа непредусмотренного развития событий, не разработан план решения возможных проблем, исполнители не имеют информации о возможных непредвиденных ситуациях.
• Плохо налажены взаимоотношения членов команды. Умышленно или нет, важная информация не распространяется среди членов команды или доходит до них слишком поздно.
• Нет сильного лидера. Некому дать коллективу ясное видение проекта и побудить остальных к самоотдаче в достижении намеченных целей. В результате — снижение мотивации.
• Непоследовательность высшего руководства в поддержке проекта. Назначенные руководители проектов не получают помощи в решении возникших проблем и разрешении споров, связанных с трудовыми и материальными ресурсами. Система и методы планирования и управления неэффективны.
• Утрата коллективной ответственности за результаты проекта. Участники не чувствуют личной ответственности за выполнение заложенных в плане коллективных обязательств.
Из всего изложенного следует, что для успешного выполнения задач проекта нужно эффективно работать с:
• людьми — командой проекта, администрацией организации, теми, кто поддерживает проект или заинтересован в его выполнении;
• процессами — планирования, организации и управления работами, принятия решений и улаживания конфликтов;
• системами — источниками и процедурами обработки информации, влияющими на ход работ, распределение и контроль за используемыми ресурсами.
Для этого необходимо обеспечить:
• наличие точной, своевременной и исчерпывающей информации — для планирования, контроля за выполнением работ и оценки их результатов;
• ясную и единую систему трудового общения — открытый и регулярный обмен информацией со всеми задействованными людьми;
• ответственность за результат — выполнение всеми взятых на себя обязательств своевременно и в пределах установленного бюджета.
Принципы проектного менеджмента
Управление проектом — задача довольно сложная. Необходимо координировать работу многих специалистов, зачастую не имеющих опыта совместной работы, чтобы помочь им достигнуть общей цели. Обычно руководителями проектов становятся люди с техническим опытом работы, но для успешного руководства требуется тонкое чутье в организационных и межличностных вопросах. Это повышает шансы на успех.
О роли руководителя проекта
Традиционные принципы работы в любой организации были просты: начальник давал задание, вы его выполняли. Расспросы воспринимались как нарушение субординации либо признак некомпетентности.
Однако правила со временем меняются. Сегодня это может выглядеть так.
• Шеф генерирует идеи, а вы должны продумать, как их осуществить.
• Шеф объясняет вам цели своего замысла и устанавливает ограничения. Ваша задача — убедиться в том, что такой проект действительно необходим, и подумать, как претворить общие пожелания в конкретные результаты.
• Далее вы должны составить перечень работ и график их выполнения, список необходимых ресурсов.
• Затем вы руководите ходом работ и устраняете возникающие проблемы.
Нет смысла менять что-либо в этом порядке. Если ваш начальник займется детальной разработкой плана, то кто тогда будет решать стратегические вопросы? Однако не стоит автоматически брать на веру все, в чем он уверен. Вам следует лично участвовать в разработке плана. Так вы сможете понять ожидания начальника от проекта, предложить свои подходы, поставить вопросы.
