1. Современная управленческая документация разнообразна по составу и содержанию, так как обеспечивает реализацию различных функций управления. Документы при этом выступают как средство фиксации и хранения информации, а также средства коммуникации.
2. В настоящее время в сфере социально-экономического управления используются документы на различных носителях информации, при этом в последние годы все более широкое применение находят электронные документы.
3. Требования к оформлению и способам представления информации, содержащейся в документах, являются объектом унификации и стандартизации.
Наличие определенного состава (конечного множества) реквизитов позволяет унифицировать процессы документирования (форму и в отдельных случаях содержание) и технологии документооборота. В свою очередь унификация и формализация создают основу для автоматизации.
4. Основу управленческого документооборота составляет организационно-распорядительная документация, так как относящиеся к ней виды и разновидности документов обеспечивают функционирование системы управления организацией в целом.
5. Различия в степени структурированности информации, задачах и способах автоматизации процессов работы с управленческими документами вызывают необходимость использования двух типов автоматизированных информационных систем: системы обработки данных (фактографической информации) и документоориентированные системы.
1.2. Документы на бумажном носителе и электронные документы: сравнительный анализ и особенности применения в сфере управления
Сейчас электронные документы при сопровождении процессов управления применяются наряду с бумажными. При этом имеется ряд существенных отличительных характеристик электронного документа в сравнении с бумажным, которые диктуют необходимость выработки новых подходов к организации документооборота и процессов управления.
Прежде всего отметим, что и бумажные, и электронные документы как предмет управленческого труда имеют свои преимущества и одновременно ограничения, связанные с носителем информации [82]. Рассмотрим здесь некоторые из них.
1. Требования к оформлению документов. Требования к оформлению бумажных документов определены стандартами и унифицированными формами. В отдельных случаях (когда не подразумевается машинная обработка информации) допустимо некоторое разнообразие в оформлении, не затрагивающее реквизитов, определяющих юридическую силу документа. Для документов на бумажном носителе решены практически все вопросы придания им юридической силы. Специфические требования к отдельным категориям документов закрепляются специальными нормативными актами.
Требования к оформлению электронных управленческих документов определены пока в значительно меньшей мере и касаются в основном вопросов использования ЭЦП.
Помимо ЭЦП и других форм электронной подписи в целях контроля правомочного использования электронных документов возможно также применение так называемых «цифровых водяных знаков» [158]. Вместе с тем применение данного технологического новшества в управленческом документообороте пока нормативно не регламентировано.
В принципе требования к составу и оформлению реквизитов электронных документов могут быть более жесткими, чем для бумажных документов, так как при передаче по каналам связи и при обмене информацией между разными информационными системами (если не обеспечена совместимость программно-технических средств) передача информации может не состояться либо информация не будет доступной для восприятия человеком.
2. Время транспортировки документа. Это одна из главнейших характеристик, поскольку обеспечивает обмен информацией и ее своевременное предоставление. Критичность времени доставки документа вызвала появление понятия «ускорение документооборота». Для бумажных документов эта характеристика зависит от используемых способов доставки (отнести, отвезти, переслать по пневмопочте, доставить самолетом и т. п.).
Электронные документы здесь имеют неоспоримое преимущество, поскольку использование электронных каналов связи позволяет исчислять время передачи сообщения или ознакомления с файлом документа в базе данных секундами и минутами.
